Für Unternehmen, die erste Schritte in die Welt der sozialen Netzwerke wagen, sind Social Media Guidelines & Co. noch Neuland. Der Verein "Deutschland sicher im Netz", der unter der Schirmherrschaft vom Bundesministerium für Inneres steht, klärt nun offiziell auf und gibt zehn Tipps wie Unternehmen im Social Web auf Nummer sicher gehen.
Tipps für die sichere Nutzung von Social Media :
1. Eine Social Media Guideline ist idealerweise Bestandteil des Arbeitsvertrags. Um zu vermeiden, dass Geschäftsgeheimnisse an die Öffentlichkeit gelangen, sollten ein paar Regeln den Mitarbeitern deutlich machen, was vom Arbeitgeber gewünscht ist und was nicht. So ist es beispielsweise sinnvoll Themen zu benennen, die verstärkt oder keinesfalls in Social Media aufgegriffen werden sollen.
2. Vor der Erstellung eines Firmenauftrittes in sozialen Netzwerken ist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen eines sozialen Netzwerks sorgfältig nachzulesen, welche Rechte die Betreiber an eigenen Bildern, Texten und Informationen bekommen.
3. Um private und berufliche Äußerungen klar zu trennen, sollten Mitarbeiter eventuell über separate Accounts in sozialen Netzwerken auftreten. Beispiel privat: Lieschen Müller, Beispiel beruflich: Lieschen Müller, Firma XY.
4. Alle Zugänge sollten durch sichere Passwörter geschützt werden, die mindestens acht Zeichen lang sind sowie Klein- und Großschreibung, Ziffern und Sonderzeichen beinhalten.
5. Konkurrenten können soziale Netzwerke für Social Engineering, also das Ausspähen von Wettbewerbern nutzen. Kontaktanfragen sollten daher vor der Bestätigung kritisch geprüft werden. In den Einstellungen sollte festgelegt sein, dass fremde Personen nicht die eigenen Kontakte einsehen können.
6. Berührungsängste mit sozialen Netzwerken können zum Beispiel durch einen Workshop abgebaut werden, bei dem sich Mitarbeiter über ihre Erfahrungen austauschen. Bevor ein Mitarbeiter selbst als Autor aktiv wird, sollte er als „Follower“ bzw. Leser Erfahrungen sammeln.
7. Vor der Verwendung von Fotos sollte sichergestellt werden, dass die Bildrechte auch für Online-Medien erworben wurden. Auch ein Impressum ist bei allen Internetangeboten Pflicht. So können teure Abmahnungen vermieden werden.
8. Kriminelle nutzen soziale Netzwerke für Phishing, also den Diebstahl von Zugangs- und Zahlungsdaten. Daher sollten Mitarbeiter nicht unvorsichtig auf Links klicken und keinesfalls auf dahinterliegenden, möglicherweise gefälschten Seiten Benutzernamen und Kennwörter eingeben.
9. Diskussionskultur: In manchen Foren und Diskussionsgruppen kommentieren Nutzer Unternehmenseinträge extrem kritisch oder beleidigend. Um Imageschäden zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter die Vorwürfe in Ruhe mit dem Vorgesetzten besprechen. Es empfiehlt sich, die Vorwürfe sachlich zu beantworten, die Diskussion dabei aber nicht endlos zu führen.
10. Äußern sich Mitarbeiter in sozialen Netzwerken in unerwünschter Form, so gilt die Reihenfolge Ermahnung, Abmahnung, Kündigung. Bei schwierigen Fällen in den Bereichen Personal, Recht und Business Development ist es ggf. sinnvoll, sich extern beraten zu lassen.
Über Deutschland sicher im Netz e.V.:
Deutschland sicher im Netz e.V. (DsiN) ist zentraler Ansprechpartner für Verbraucher und mittelständische Unternehmen zu Fragen der IT-Sicherheit. DsiN unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung eines bedarfsgerechten Sicherheitsmanagements, zum Beispiel mit Informationen zum Thema IT-Sicherheit, praxisrelevanten Checklisten, Leitfäden und Handlungsempfehlungen.
