Zeiterfassung Kleinbetrieb: Pflicht & Lösungen 2026

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Was heute schon gilt
Was der Gesetzentwurf für Kleinbetriebe plant
Welche Zeiterfassung zu welchem Betrieb passt
Rechenbeispiel: Minijob-Grenze im Blick behalten
So führst du Zeiterfassung im Kleinbetrieb ein
Häufige Fragen
Quellen

Zeiterfassung ist auch im Kleinbetrieb schon heute Pflicht. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben, Papier oder Tabelle reichen. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht künftig eine elektronische Erfassung vor, Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen davon aber ausgenommen werden. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Das Wichtigste in Kürze

Pflicht seit 2022: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen (BAG, 1 ABR 22/21). Eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es dabei nicht.
Form: Derzeit frei wählbar. Papier, Excel, App oder Terminal sind zulässig, solange Beginn, Ende und Pausen nachvollziehbar sind.
Minijobs und bestimmte Branchen: Nach § 17 MiLoG müssen Zeiten spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße kosten bis zu 50.000 Euro.
Geplant: Elektronische, grundsätzlich taggleiche Erfassung. Betriebe mit nicht mehr als zehn Beschäftigten sollen weiter auf Papier erfassen dürfen (Stand: Oktober 2026, Entwurf in der Ressortabstimmung).
Delegation: Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst erfassen. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.

Was heute schon gilt

Allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 (C-55/18), das eine objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassung verlangt. Laut IHK Berlin reicht es nicht, ein System bereitzustellen. Die Zeiten müssen tatsächlich erfasst werden, inklusive Beginn, Ende und Pausen. Eine bloße Stundensumme pro Tag genügt nicht.

Diese Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber, auch für das Startup mit einer Werkstudentin oder den Handwerksbetrieb mit zwei Gesellen. Für leitende Angestellte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht. Als Inhaber musst du deine eigene Arbeitszeit nicht erfassen.

Überstunden nach dem Arbeitszeitgesetz

Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, dass Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 30.000 Euro Bußgeld (§ 22 ArbZG).

Minijobber und Branchen nach dem Mindestlohngesetz

Strengere Regeln gelten nach § 17 Mindestlohngesetz für:

geringfügig Beschäftigte (Minijobber), außer in Privathaushalten
alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Bau, Gastronomie und Hotellerie, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe

Für sie musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Wer das versäumt, riskiert nach § 21 MiLoG ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.

Was bei Verstößen gegen die allgemeine Pflicht droht

Laut IHK Berlin ist ein Verstoß gegen die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber eine Anordnung erlassen. Befolgst du sie nicht, drohen bis zu 30.000 Euro. Wichtiger als das Bußgeld ist für viele Betriebe ein anderes Risiko: Ohne Aufzeichnungen kannst du bei Streit über Überstunden oder bei einer Prüfung durch den Zoll kaum etwas beweisen.

Was der Gesetzentwurf für Kleinbetriebe plant

Im Juni 2026 wurde ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt. Nach Berichten des Handwerksblatts vom Juli und Oktober 2026 sieht er vor:

Regelung	Inhalt laut Entwurf
Erfassung	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich taggleich und elektronisch
Kleinbetriebe	Arbeitgeber mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern sind von der elektronischen Form ausgenommen, müssen aber weiter aufzeichnen
Übergangsfristen für die elektronische Form	ab 250 Arbeitnehmern ein Jahr, 50 bis 249 Arbeitnehmer zwei Jahre, 11 bis 49 Arbeitnehmer fünf Jahre
Delegation	Erfassung durch Beschäftigte oder Dritte möglich
Vertrauensarbeitszeit	weiter möglich, Arbeitgeber muss aber Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten mitbekommen
Auskunft	Beschäftigte können eine Kopie ihrer Aufzeichnungen verlangen
Geplantes Inkrafttreten	1. Januar 2027

Der Entwurf befand sich im Oktober 2026 noch in der Abstimmung innerhalb der Bundesregierung. Danach folgen Kabinett, Bundestag und Bundesrat. Änderungen sind wahrscheinlich, insbesondere bei der Grenze für Kleinbetriebe. Den jeweils aktuellen Stand veröffentlicht das Bundesarbeitsministerium.

Für dich heißt das: Wer heute eine Lösung einführt, sollte sie so wählen, dass ein späterer Wechsel auf elektronische Erfassung problemlos möglich ist, falls dein Team über zehn Personen wächst.

Welche Zeiterfassung zu welchem Betrieb passt

Methode	Geeignet für	Vorteile	Nachteile
Stundenzettel auf Papier	1 bis 3 Beschäftigte, feste Arbeitszeiten	kostenlos, sofort einsetzbar	Auswertung mühsam, nachträgliche Änderungen schwer erkennbar, nach dem Entwurf ab elf Beschäftigten nicht mehr ausreichend
Tabelle (Excel, Google Sheets)	kleine Bürobetriebe	kostenlos, Summen automatisch	fehleranfällig, keine Änderungshistorie ohne Zusatzaufwand
Zeiterfassungs-App	Teams mit Außendienst, Baustellen, Homeoffice	Erfassung per Smartphone, Auswertung, Export für Lohnabrechnung	Monatsgebühr pro Nutzer, Datenschutz prüfen
Terminal mit Chip oder PIN	Ladengeschäft, Werkstatt, Gastronomie	schnell, manipulationsarm	Anschaffungskosten, nur vor Ort nutzbar
Branchensoftware mit Zeitmodul	Handwerk, Agenturen	Zeiten direkt auf Aufträge und Projekte buchen	teurer, Einarbeitung

Im Handwerk lohnt es sich, Zeiterfassung und Auftragsverwaltung zu verbinden. Dann dienen die gleichen Daten der gesetzlichen Pflicht und der Nachkalkulation. Mehr dazu im Ratgeber Handwerkersoftware. Für verteilte Teams und Homeoffice findest du Hinweise in Remote-Startup aufbauen.

Rechenbeispiel: Minijob-Grenze im Blick behalten

Beispiel: Ein Café beschäftigt eine Aushilfe auf Minijob-Basis zum Mindestlohn. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Mindestlohn bei 13,90 Euro pro Stunde, die Minijob-Grenze bei 603 Euro im Monat.

Maximale Arbeitszeit: 603 Euro ÷ 13,90 Euro = 43,4 Stunden im Monat
Ab 1. Januar 2027 (Mindestlohn 14,60 Euro, Minijob-Grenze 633 Euro): 633 ÷ 14,60 = 43,4 Stunden im Monat

Arbeitet die Aushilfe im Oktober wegen Krankheitsvertretungen 48 Stunden, verdient sie 667,20 Euro und liegt über der Grenze. Ein nur gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen zulässig. Ohne saubere Aufzeichnung merkst du das Problem aber erst bei der Lohnabrechnung oder bei einer Prüfung. Gastronomie gehört außerdem zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Hier musst du die Zeiten aller Beschäftigten innerhalb von sieben Tagen dokumentieren, nicht nur die der Minijobber.

So führst du Zeiterfassung im Kleinbetrieb ein

Bestandsaufnahme: Wer arbeitet wann und wo? Gibt es Minijobber, Außendienst, Homeoffice, Schichten?
Methode wählen: Für feste Zeiten im Büro reicht oft eine Tabelle, für Baustellen und Außendienst eine App.
Regeln festlegen: Wie werden Pausen erfasst? Bis wann müssen Einträge gemacht sein? Wer korrigiert Fehler, und wie wird das dokumentiert?
Datenschutz klären: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Nimm die Verarbeitung in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf und schließe mit App-Anbietern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob du einen Datenschutzbeauftragten brauchst, klärt unser Artikel Datenschutzbeauftragter.
Team informieren: Erkläre, warum erfasst wird und was mit den Daten passiert. Ortung per GPS ist für die reine Zeiterfassung nicht nötig und sollte nur mit gutem Grund eingesetzt werden.
Monatlich prüfen: Kontrolliere Überstunden, Ruhezeiten von mindestens elf Stunden und Minijob-Grenzen. Diese Kontrolle kannst du delegieren, die Verantwortung bleibt bei dir. Wie du solche Aufgaben abgibst, steht in Aufgaben delegieren.

Häufige Fragen

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern?

Ja. Die Pflicht aus dem BAG-Beschluss von 2022 gilt für alle Arbeitgeber. Die geplante Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten betrifft nur die elektronische Form, nicht die Pflicht zur Aufzeichnung selbst.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Derzeit ja, wenn Beginn, Ende und Pausen täglich nachvollziehbar notiert und aufbewahrt werden. Nach dem aktuellen Gesetzentwurf dürften Betriebe mit nicht mehr als zehn Beschäftigten auch künftig auf Papier erfassen. Größere Betriebe müssten nach einer Übergangsfrist elektronisch erfassen.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Du darfst darauf verzichten, die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit zu kontrollieren. Die Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden, etwa durch die Beschäftigten selbst, damit Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten erkennbar sind.

Muss ich als Solo-Selbstständiger meine Zeit erfassen?

Nein, die Pflicht betrifft Arbeitnehmer. Für deine eigene Kalkulation und für Kunden, die nach Aufwand abgerechnet werden, ist Zeiterfassung trotzdem sinnvoll.

Wie lange muss ich Zeitaufzeichnungen aufbewahren?

Nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Sind die Aufzeichnungen Grundlage der Lohnabrechnung, können längere steuerliche Aufbewahrungsfristen gelten. Kläre das mit deinem Steuerbüro.