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Eine Handwerkersoftware bündelt alles, was zwischen Kundenanfrage und bezahlter Rechnung passiert: Angebot, Auftrag, Einsatzplanung, Baustellendokumentation, Zeiterfassung und Rechnung. Für kleine Betriebe gibt es Cloud-Lösungen ab etwa 30 bis 120 Euro netto im Monat für den Büro-Zugang, dazu kommen Lizenzen für Mitarbeiter auf der Baustelle. Entscheidend ist weniger der Preis als die Frage, ob die Software deine Großhändler-Daten (DATANORM), Ausschreibungen (GAEB) und ab 2027 die E-Rechnung beherrscht. Dieser Ratgeber zeigt, welche Funktionen du wirklich brauchst und wie du die passende Lösung auswählst.
Das Wichtigste in Kürze
- Kernfunktionen: Angebote und Rechnungen, Kalkulation, Auftrags- und Einsatzplanung, mobile App für Fotos und Zeiterfassung, Mahnwesen, Export an den Steuerberater.
- Branchenschnittstellen: DATANORM für Artikeldaten vom Großhandel, IDS für Bestellungen im Großhandels-Shop, GAEB für Ausschreibungen.
- E-Rechnung: Ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) bzw. 2028 (alle) müssen Rechnungen an Geschäftskunden im Inland E-Rechnungen sein. Deine Software muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können.
- Kosten: Cloud-Lösungen rechnen pro Monat und Nutzer ab. Ein Betrieb mit einem Büroarbeitsplatz und drei Monteuren landet je nach Anbieter grob zwischen 95 und 170 Euro netto im Monat (Stand: Oktober 2026).
- Testen: Nutze Testphasen mit echten Aufträgen und prüfe Vertragslaufzeiten genau.
Was eine Handwerkersoftware leisten sollte
Allgemeine Rechnungsprogramme reichen im Handwerk oft nicht, weil Material, Lohn, Aufmaß und Baustellen zusammenspielen. Eine Branchenlösung deckt typischerweise diese Bereiche ab:
| Bereich | Typische Funktionen | Warum das zählt |
|---|---|---|
| Angebot und Kalkulation | Leistungsverzeichnisse, Material- und Lohnkalkulation, Textbausteine | schnellere Angebote, weniger Rechenfehler |
| Auftrag und Planung | Plantafel, Terminplanung, Zuordnung von Mitarbeitern und Fahrzeugen | weniger Telefonate, weniger Leerfahrten |
| Baustelle | mobile App, Fotos, Checklisten, Aufmaß, digitale Unterschrift | Nachweise für Abnahme und Nachträge |
| Zeiterfassung | Arbeitszeit pro Mitarbeiter und pro Projekt | gesetzliche Pflicht und Grundlage für die Nachkalkulation |
| Rechnung und Zahlung | Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung | Liquidität, Rechtssicherheit |
| Buchhaltung | DATEV-Export, Belegerfassung, Bankabgleich | weniger Arbeit für dich und den Steuerberater |
Die Nachkalkulation wird oft unterschätzt. Sie vergleicht geplante und tatsächliche Stunden und Materialkosten pro Auftrag. Erst damit siehst du, welche Aufträge Geld bringen und ob dein Stundensatz stimmt. Wie du ihn kalkulierst, steht in Stundensatz berechnen.
Wichtige Schnittstellen im Handwerk
DATANORM
DATANORM ist ein Dateiformat, mit dem Großhändler ihre Artikelstammdaten und Preise an Handwerksbetriebe liefern. Du importierst die Kataloge deiner Lieferanten in die Software und hast Artikelnummern, Texte und deine Einkaufspreise direkt im Angebot. Ohne DATANORM tippst du Material von Hand ab.
IDS
Die IDS-Schnittstelle verbindet deine Software mit dem Webshop des Großhändlers. Laut Spezifikation kannst du einen Warenkorb aus der Software an den Shop senden, dort prüfen oder ändern und wieder zurückholen, ohne dass Bezüge zu Angebot oder Auftrag verloren gehen. Frag deine Großhändler, welche Schnittstellen sie unterstützen, bevor du dich für eine Software entscheidest.
GAEB
GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Sein Standard GAEB DA XML dient dem Austausch von Leistungsverzeichnissen bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Öffentliche und größere private Auftraggeber verschicken Ausschreibungen häufig als GAEB-Datei, etwa als Angebotsaufforderung (Dateiendung X83). Du kalkulierst die Preise in deiner Software und gibst dein Angebot als X84-Datei zurück. Wenn du an Ausschreibungen teilnehmen willst, ist eine GAEB-Schnittstelle Pflicht. Bei manchen Anbietern ist sie nur in teureren Tarifen enthalten.
E-Rechnung und DATEV
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen. Deine Software muss also XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und eingehende E-Rechnungen lesen können. Welches Format wofür passt, erklärt unser Artikel Peppol, XRechnung und ZUGFeRD.
Ein DATEV-Export spart dir und deinem Steuerberater Zeit. Frag deine Kanzlei, welches Format sie bevorzugt.
Zeiterfassung in der Handwerkersoftware
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten schon heute erfassen. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht zusätzlich eine elektronische Erfassung vor. Betriebe mit nicht mehr als zehn Beschäftigten sollen davon nach dem Entwurf ausgenommen werden, größere Betriebe sollen Übergangsfristen bekommen (Stand: Oktober 2026, Gesetzentwurf noch in der Ressortabstimmung). Im Baugewerbe gilt außerdem die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Details stehen in unserem Ratgeber Zeiterfassung im Kleinbetrieb.
Praktisch ist eine Software, in der Mitarbeiter ihre Zeiten per App direkt auf den Auftrag buchen. So hast du die gesetzliche Aufzeichnung und die Daten für die Nachkalkulation in einem Schritt.
Was Handwerkersoftware kostet
Die meisten modernen Anbieter arbeiten als Cloud-Lösung mit Monatsabo. Klassische Branchenprogramme wie TAIFUN oder Streit V.1 werden häufig mit Einrichtung und Schulung verkauft, die Preise erfährst du dort meist auf Anfrage.
Drei Beispiele von Cloud-Anbietern laut Preisseiten (netto, Stand: Oktober 2026):
| Anbieter | Einstieg | Zusätzliche Nutzer | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Craftnote | Büro 29,90 Euro, Büro Plus mit Angeboten und Rechnungen 49,90 Euro pro Nutzer und Monat | Baustelle 14,90 Euro | jährliche Abrechnung; Personal-Zeitmodul 49,90 Euro pro Monat extra; laut FAQ ein Jahr Laufzeit, automatische Verlängerung |
| HERO | HERO Select ab 69 Euro (bzw. 79 Euro) pro Monat inklusive einer Lizenz | App-Lizenz 22 Euro (bzw. 25 Euro) | DATANORM und IDS genannt; niedrigerer Preis vermutlich bei jährlicher Zahlung |
| plancraft | Business 59,90 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung, 74,90 Euro monatlich | mobile Nutzer 19,90 Euro, Büronutzer 49,90 Euro (jährlich) | GAEB und DATANORM erst ab Tarif Pro (109,90 Euro jährlich); E-Rechnung und Zeiterfassung in allen Tarifen |
Die Auswahl ist kein Testergebnis und keine Empfehlung. Sie zeigt, wie unterschiedlich die Preismodelle sind. Vergleiche immer die Gesamtkosten für deinen Betrieb.
Rechenbeispiel: Betrieb mit vier Personen
Beispiel: Ein Malerbetrieb hat eine Inhaberin im Büro und drei Gesellen auf der Baustelle. Alle sollen Zeiten und Fotos per App erfassen, die Inhaberin schreibt Angebote und Rechnungen.
| Anbieter | Rechnung pro Monat (netto) | Summe |
|---|---|---|
| Craftnote | 1 × Büro Plus 49,90 + 3 × Baustelle 14,90 | 94,60 Euro, mit Zeitmodul 144,50 Euro |
| HERO Select | 69,00 + 3 × App-Lizenz 22,00 | 135,00 Euro |
| plancraft Pro | 109,90 + 3 × mobile Nutzer 19,90 | 169,60 Euro |
Ob die Inhaberin im Grundpreis bereits als Nutzerin enthalten ist und welche Funktionen genau in welchem Tarif stecken, klärst du im Verkaufsgespräch. Die Rechnung zeigt aber: Für einen kleinen Betrieb geht es um rund 1.100 bis 2.000 Euro im Jahr. Wenn die Software pro Woche nur zwei Stunden Büroarbeit spart, hat sie sich bei einem kalkulierten Stundensatz von 50 Euro in vielen Fällen bereits bezahlt gemacht (2 Stunden × 50 Euro × 46 Arbeitswochen = 4.600 Euro).
Checkliste für die Auswahl
- [ ] Welche Großhändler nutze ich, und unterstützen sie DATANORM oder IDS mit dieser Software?
- [ ] Nehme ich an Ausschreibungen teil und brauche ich GAEB?
- [ ] Erzeugt die Software XRechnung oder ZUGFeRD und liest sie eingehende E-Rechnungen?
- [ ] Gibt es eine mobile App, die auch offline funktioniert, etwa im Keller oder Neubau?
- [ ] Können Mitarbeiter Zeiten direkt auf Aufträge buchen?
- [ ] Gibt es einen DATEV-Export oder eine Schnittstelle zu meiner Steuerkanzlei?
- [ ] Wo stehen die Server, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO?
- [ ] Wie lang ist die Mindestlaufzeit, und wie komme ich mit meinen Daten wieder raus?
- [ ] Ist die Testphase lang genug, um zwei oder drei echte Aufträge komplett durchzuspielen?
So führst du die Software ein
Starte nicht mit allen Funktionen gleichzeitig. Bewährt hat sich diese Reihenfolge: zuerst Stammdaten (Kunden, Artikel, Leistungen) importieren, dann Angebote und Rechnungen umstellen, danach Zeiterfassung und mobile App für das Team. Beziehe deine Mitarbeiter früh ein. Eine App, die auf der Baustelle niemand benutzt, kostet nur Geld.
Wenn du gerade gründest oder einen Betrieb übernimmst, ist der Wechsel der beste Zeitpunkt. Was beim Start im Handwerk sonst noch wichtig ist, steht in Selbstständig machen im Handwerk und Handwerksbetrieb übernehmen. Bei einer Übernahme prüfst du außerdem, ob du die Daten aus der Altsoftware des Vorgängers übernehmen kannst.
Häufige Fragen
Gibt es kostenlose Handwerkersoftware?
Dauerhaft kostenlose Branchenlösungen mit Kalkulation, DATANORM und mobiler App sind selten. Viele Anbieter bieten aber Testphasen an, plancraft etwa einen kostenlosen Testzugang mit anschließendem eingeschränktem Gratis-Zugang ohne Finalisierung von Dokumenten. Für den reinen Rechnungsversand gibt es kostenlose Rechnungsprogramme.
Cloud oder installierte Software?
Cloud-Software läuft im Browser und in der App, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter. Installierte Software bietet mehr Kontrolle, verlangt aber eigene Backups und IT-Pflege. Für kleine Betriebe ohne eigene IT ist die Cloud meist einfacher. Achte auf Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag.
Brauche ich eine GAEB-Schnittstelle?
Nur wenn du an Ausschreibungen teilnimmst, bei denen Leistungsverzeichnisse als GAEB-Datei verschickt werden. Das ist bei öffentlichen Aufträgen und größeren Bauvorhaben üblich. Arbeitest du hauptsächlich für Privatkunden, kannst du darauf verzichten und sparst oft einen teureren Tarif.
Gibt es eine Förderung für Handwerkersoftware?
Das Bundesprogramm go-digital war bis Ende 2024 befristet. Ob es aktuell Landesprogramme zur Digitalisierung gibt, die Software und Einführung bezuschussen, erfährst du bei deiner Handwerkskammer oder der Förderbank deines Bundeslandes.
