Einzelunternehmen gründen: Ablauf & Checkliste

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Was ist ein Einzelunternehmen?
Gewerbe oder Freiberuf
Einzelunternehmen gründen: Schritt für Schritt
Kleingewerbe oder eingetragener Kaufmann
Steuern im Einzelunternehmen
Checkliste: Einzelunternehmen gründen
Häufige Fragen
Quellen

Einzelunternehmen gründen geht schnell: Du meldest ein Gewerbe beim Gewerbeamt an und schickst danach dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Einen Notar, einen Gesellschaftsvertrag oder ein Mindestkapital brauchst du nicht. Der Preis für diese Einfachheit: Du haftest mit deinem gesamten Privatvermögen. Hier erfährst du, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind, was der Unterschied zwischen Kleingewerbe und eingetragenem Kaufmann ist und welche Kosten realistisch auf dich zukommen.

Das Wichtigste in Kürze

Gründung: Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde (gleichzeitig mit Beginn, § 14 GewO), danach Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER innerhalb eines Monats (§ 138 AO).
Freiberufler melden kein Gewerbe an, sondern nur beim Finanzamt.
Kleingewerbe ist kein Steuerbegriff: Es bedeutet, dass dein Betrieb keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht und du nicht ins Handelsregister musst.
Haftung: unbeschränkt, auch mit Privatvermögen.
Kosten: Gebühr für die Gewerbeanmeldung (je nach Gemeinde unterschiedlich), sonst kaum Pflichtkosten.

Was ist ein Einzelunternehmen?

Ein Einzelunternehmen ist ein Unternehmen, das eine einzige natürliche Person betreibt. Rechtlich gibt es keine Trennung zwischen dir und deinem Betrieb: Verträge schließt du persönlich, Gewinne versteuerst du über deine Einkommensteuererklärung, Schulden des Betriebs sind deine Schulden. Mitarbeiter darfst du trotzdem beschäftigen.

Die Rechtsform entsteht automatisch, sobald du allein eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst. Du musst sie nicht ausdrücklich wählen. Gründest du mit einer zweiten Person, entsteht dagegen eine GbR. Ob ein Einzelunternehmen für dich passt oder eine GmbH oder UG sinnvoller ist, vergleicht unser Artikel Rechtsform wählen.

Vorteile und Nachteile im Überblick

Vorteile	Nachteile
Gründung an einem Tag möglich	Unbeschränkte Haftung mit Privatvermögen
Kein Mindestkapital, kein Notar	Bei Banken und Investoren oft weniger Gewicht als eine GmbH
Einfache Buchführung (EÜR), solange du nicht bilanzpflichtig bist	Keine Beteiligung von Mitgründern ohne Rechtsformwechsel
Du entscheidest allein	Gewinne werden voll mit deinem persönlichen Steuersatz besteuert
Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 Euro (§ 11 GewStG)	Nachfolge oder Verkauf sind aufwendiger

Gewerbe oder Freiberuf

Bevor du loslegst, klärst du, ob deine Tätigkeit ein Gewerbe oder ein freier Beruf ist. Das entscheidet über die Behörde, bei der du dich meldest, und über die Gewerbesteuer.

Gewerbe: Handel, Gastronomie, Handwerk, Dienstleistungen wie Agenturen, Onlineshops, Vermittlung. Du meldest beim Gewerbeamt an und zahlst ab einem Gewerbeertrag über dem Freibetrag Gewerbesteuer.
Freier Beruf: zum Beispiel Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Übersetzer, Künstler. Keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine IHK-Mitgliedschaft.

Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig, etwa bei IT-Beratung, Webdesign oder Coaching. Wie du sie triffst, erklärt Freiberuf oder Gewerbe.

Einzelunternehmen gründen: Schritt für Schritt

1. Erlaubnisse prüfen

Viele Tätigkeiten sind erlaubnisfrei. Für manche brauchst du vor der Anmeldung eine Genehmigung oder einen Nachweis, zum Beispiel für zulassungspflichtige Handwerke (Eintragung in die Handwerksrolle), Gastronomie mit Alkoholausschank, Versicherungsvermittlung oder Bewachung. Frag im Zweifel bei der IHK oder Handwerkskammer nach.

2. Gewerbe anmelden

Nach § 14 GewO musst du den Beginn eines stehenden Gewerbes der zuständigen Behörde „gleichzeitig“ anzeigen, also nicht Wochen später. Zuständig ist das Gewerbeamt der Gemeinde, in der dein Betrieb sitzt. In vielen Kommunen geht das online. Du brauchst:

Personalausweis oder Reisepass (bei Nicht-EU-Bürgern den Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur selbstständigen Tätigkeit)
eine kurze, zutreffende Beschreibung deiner Tätigkeit
gegebenenfalls Erlaubnisse oder Handwerkskarte

Die Gebühr legt die Gemeinde fest, sie unterscheidet sich je nach Ort. Den aktuellen Betrag nennt dein Gewerbeamt. Das Amt informiert automatisch Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer, Berufsgenossenschaft und weitere Stellen.

3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben

Innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung musst du dem Finanzamt weitere steuerliche Angaben machen (§ 138 Abs. 1b und Abs. 4 AO). Das geschieht über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ in ELSTER. Dort schätzt du Umsatz und Gewinn, entscheidest dich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung und bekommst danach deine Steuernummer. Freiberufler erledigen mit diesem Fragebogen ihre gesamte Anmeldung.

Schätze nicht zu niedrig. Das Finanzamt setzt auf Basis deiner Angaben Vorauszahlungen fest. Zu niedrige Werte führen später zu hohen Nachzahlungen.

4. Geschäftskonto und Buchhaltung einrichten

Ein separates Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer nicht gesetzlich vorgeschrieben, macht Buchhaltung und Betriebsprüfung aber deutlich einfacher. Ob du dein Privatkonto weiter nutzen darfst, liest du in Privatkonto geschäftlich nutzen. Lege von Anfang an fest, wie du Belege sammelst und Rechnungen schreibst.

5. Versicherungen und Absicherung klären

Krankenversicherung ist Pflicht. Prüfe außerdem Betriebshaftpflicht, freiwillige Arbeitslosenversicherung (Antrag innerhalb von drei Monaten nach Gründung) und Altersvorsorge. Kommst du aus der Arbeitslosigkeit, beantrage einen möglichen Gründungszuschuss unbedingt vor der Gewerbeanmeldung.

Kleingewerbe oder eingetragener Kaufmann

„Kleingewerbe“ ist umgangssprachlich und wird oft mit der Kleinunternehmerregelung verwechselt. Es sind zwei verschiedene Dinge:

Begriff	Rechtsgebiet	Bedeutung
Kleingewerbe	Handelsrecht	Dein Betrieb erfordert nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb (§ 1 Abs. 2 HGB). Du bist kein Kaufmann, musst nicht ins Handelsregister und darfst eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machen.
Eingetragener Kaufmann (e.K.)	Handelsrecht	Dein Betrieb ist ein Handelsgewerbe, du musst dich ins Handelsregister eintragen lassen und führst den Zusatz „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“ (§ 19 HGB). Es gelten die Regeln des HGB, unter anderem die kaufmännische Buchführung.
Kleinunternehmer	Umsatzsteuerrecht	Du weist keine Umsatzsteuer aus, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG, Stand Oktober 2026).

Wann ein Betrieb „kaufmännisch eingerichtet“ sein muss, legt das HGB nicht in Zahlen fest. Kriterien sind etwa Umsatzhöhe, Zahl der Mitarbeiter, Zahl der Geschäftsbeziehungen und Komplexität des Geschäfts. Unabhängig davon verlangt das Steuerrecht eine Bilanz, wenn dein Umsatz über 800.000 Euro oder dein Gewinn über 80.000 Euro liegt und das Finanzamt dich dazu auffordert (§ 141 AO). Details stehen in Buchführungspflicht: Bilanz oder EÜR.

Kleingewerbetreibende dürfen sich auch freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen (Kannkaufmann). Das kann sich lohnen, wenn ein Firmenname ohne deinen bürgerlichen Namen wichtig für deine Marke ist. Ohne Eintragung trittst du im Geschäftsverkehr mit Vor- und Nachnamen auf, ein Fantasiename darf nur ergänzend dazukommen.

Steuern im Einzelunternehmen

Einkommensteuer: Dein Gewinn fließt in deine Einkommensteuererklärung. Nach der ersten Erklärung setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest.
Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und ziehst keine Vorsteuer ab. Sonst gibst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmer gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro auf den Gewerbeertrag (§ 11 GewStG). Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer.
IHK-Beitrag: Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende sind beitragsfrei, solange ihr Gewerbeertrag 5.200 Euro nicht übersteigt. Wer zum ersten Mal gründet, ist im Gründungsjahr und im Folgejahr bis 25.000 Euro Gewinn von Grundbeitrag und Umlage befreit (§ 3 Abs. 3 IHKG).

Was im ersten Steuerjahr konkret auf dich zukommt, steht in Steuern als Selbstständiger.

Rechenbeispiel Gewerbesteuer

Beispiel: Ein Onlinehändler erzielt als Einzelunternehmer einen Gewerbeertrag von 40.000 Euro. Seine Gemeinde hat einen Hebesatz von 400 Prozent (der tatsächliche Hebesatz deiner Gemeinde kann abweichen).

Gewerbeertrag nach Freibetrag: 40.000 − 24.500 = 15.500 Euro
Steuermessbetrag: 15.500 × 3,5 Prozent = 542,50 Euro
Gewerbesteuer: 542,50 × 400 Prozent = 2.170 Euro

Einen großen Teil davon kann er auf seine Einkommensteuer anrechnen (§ 35 EStG). Wie viel genau, hängt vom Hebesatz und seiner persönlichen Steuer ab.

Checkliste: Einzelunternehmen gründen

[ ] Tätigkeit beschreiben und klären: Gewerbe oder freier Beruf
[ ] Erlaubnispflichten prüfen (IHK, Handwerkskammer, Ordnungsamt)
[ ] Bei ALG-I-Bezug: Gründungszuschuss vor dem Start beantragen
[ ] Gewerbe anmelden (oder als Freiberufler direkt zum nächsten Punkt)
[ ] Fragebogen zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Monats über ELSTER abgeben
[ ] Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung treffen
[ ] Geschäftskonto eröffnen, Belegablage und Rechnungsvorlage einrichten
[ ] Krankenversicherung klären, Betriebshaftpflicht prüfen
[ ] Frist für freiwillige Arbeitslosenversicherung (drei Monate) notieren
[ ] Impressum und Datenschutzerklärung für Website und Social Media

Häufige Fragen

Was kostet es, ein Einzelunternehmen zu gründen?

Pflichtkosten fallen kaum an: die Gebühr für die Gewerbeanmeldung, die jede Gemeinde selbst festlegt, und bei Eintragung ins Handelsregister zusätzlich Notar- und Registergebühren. Freiberufler zahlen für die Anmeldung beim Finanzamt nichts. Die eigentlichen Kosten entstehen durch Versicherungen, Ausstattung und Steuerberatung.

Wie lange dauert die Gründung?

Die Gewerbeanmeldung ist oft am selben Tag erledigt, online manchmal in Minuten. Auf die Steuernummer wartest du nach dem Fragebogen einige Tage bis Wochen. Mit der Arbeit darfst du gleichzeitig mit der Anmeldung beginnen.

Kann ich ein Einzelunternehmen nebenberuflich gründen?

Ja. Die Gewerbeanmeldung ist unabhängig vom Umfang Pflicht. Informiere deinen Arbeitgeber, wenn dein Arbeitsvertrag eine Nebentätigkeit genehmigungspflichtig macht, und achte darauf, dass du nicht für die Konkurrenz deines Arbeitgebers arbeitest.

Kann ich ein Einzelunternehmen später in eine GmbH umwandeln?

Ja. Ein eingetragener Kaufmann kann sein Unternehmen nach dem Umwandlungsgesetz in eine GmbH ausgliedern, alternativ bringst du den Betrieb in eine neu gegründete GmbH ein. Beides ist mit Notar- und Beratungskosten verbunden und sollte steuerlich geplant werden.

Brauche ich für ein Einzelunternehmen einen Steuerberater?

Gesetzlich nicht. Für eine einfache EÜR mit wenigen Belegen schaffen viele Gründer die Buchhaltung selbst. Sobald Umsatzsteuer, Mitarbeiter oder Wareneinkauf dazukommen, spart eine Beratung oft mehr, als sie kostet.

Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.