Tankkarte für Firmen: Kosten, Vorsteuer, Auswahl

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
So funktioniert eine Tankkarte für Firmen
Mobil bezahlen an der Tankstelle
Kosten einer Firmentankkarte
Abrechnung und Vorsteuer
Firmenwagen, 1-%-Regel und Fahrtenbuch
Tankkarte für Mitarbeiter mit Privatauto
Die richtige Tankkarte auswählen
Häufige Fragen
Quellen

Eine Tankkarte für Firmen ersetzt das Auslegen von Benzingeld und das Sammeln einzelner Quittungen: Fahrer bezahlen an der Tankstelle per Karte und PIN, die Firma bekommt eine Sammelrechnung mit allen Tankvorgängen. Daraus kannst du die Vorsteuer ziehen, Limits pro Karte setzen und Verbräuche pro Fahrzeug auswerten. Steuerlich wichtig sind vor allem die Rechnung, die Privatnutzung des Fahrzeugs und die Frage, ob Mitarbeiter auch ihr Privatauto betanken dürfen. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Das Wichtigste in Kürze

Prinzip: Bezahlung per Karte oder App, Abrechnung gesammelt über den Kartenausgeber, meist monatlich oder halbmonatlich.
Vorsteuer: Abziehbar, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 UStG). Bei Einzelbelegen bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung.
Firmenwagen: Bei 1-%-Regel oder Fahrtenbuch sind die Tankkosten in der Versteuerung der Privatnutzung bereits enthalten.
Privatauto von Mitarbeitern: Vom Arbeitgeber bezahlter Kraftstoff ist grundsätzlich Arbeitslohn, die 50-Euro-Sachbezugsgrenze kann helfen.
Auswahl: Akzeptanznetz, Gebühren, Limits, Ladefunktion für E-Autos und Datenexport sind die entscheidenden Kriterien.

So funktioniert eine Tankkarte für Firmen

Der Kartenausgeber, etwa eine Mineralölgesellschaft oder ein markenunabhängiger Anbieter, gibt pro Fahrzeug oder pro Fahrer eine Karte aus. An der Tankstelle bezahlt der Fahrer mit Karte und PIN. Die Tankstelle rechnet mit dem Kartenausgeber ab, die Firma erhält von ihm eine Sammelrechnung mit Datum, Ort, Menge, Kraftstoffart und Kennzeichen oder Kartennummer.

Typische Funktionen:

Limits pro Tag, Woche oder Monat und Beschränkung auf bestimmte Produkte, zum Beispiel nur Diesel, kein Shopartikel
Kilometerabfrage an der Kasse, damit sich Verbrauch pro Fahrzeug berechnen lässt
Sperren einzelner Karten online, wenn eine Karte verloren geht oder ein Mitarbeiter ausscheidet
Zusatzleistungen wie Wäsche, Maut, Parken oder Werkstattleistungen, je nach Anbieter
Ladekarte für öffentliche Ladepunkte, teils kombiniert mit der Tankkarte als Hybridkarte

Größere Fuhrparks lassen die Karten oft über einen Fuhrparkdienstleister verwalten. Der Holman-Fuhrparkservice etwa nennt für sein Tankkartenmanagement Karten mehrerer großer Netzanbieter, individuell einstellbare Limits und eine Auswertung der Tankdaten in der eigenen Fuhrparksoftware. Wer die Abrechnung und Kontrolle mit solchen Tankkarten auslagert, hat weniger Belegaufwand, gibt aber einen Teil der Steuerung ab.

Mobil bezahlen an der Tankstelle

Neben der Plastikkarte gibt es das Bezahlen per App direkt an der Zapfsäule. Der Fahrer wählt in der App die Tankstelle und die Säule, tankt und bezahlt, ohne in den Kassenraum zu gehen. Solche Apps bieten Mineralölgesellschaften für ihr eigenes Netz an, außerdem markenübergreifende Anbieter und einige Autohersteller über das Infotainment-System.

Für Firmen ist mobiles Bezahlen dann sinnvoll, wenn die App mit der Firmentankkarte verknüpft werden kann. Dann landen auch App-Tankvorgänge auf der Sammelrechnung. Prüfe vorher, an welchen Stationen die App funktioniert, ob sie Limits der Karte übernimmt und ob die Belege für die Buchhaltung ausreichen.

Kosten einer Firmentankkarte

Feste Preise lassen sich nicht pauschal nennen, sie hängen vom Anbieter, vom Tankvolumen und vom Vertrag ab. Achte im Angebot auf diese Positionen:

Kostenposition	Was du prüfen solltest
Kartengebühr	einmalig, monatlich oder jährlich pro Karte
Transaktions- oder Servicegebühren	pro Tankvorgang, bei Fremdnetzen oder im Ausland
Rabatte	fester Cent-Nachlass pro Liter oder Staffel ab bestimmtem Monatsvolumen
Preisbasis	Säulenpreis oder Listenpreis des Anbieters
Rechnung	Papierrechnung kostenpflichtig, digitale Rechnung inklusive
Zusatzleistungen	Maut, Wäsche, Laden, Werkstatt, oft mit eigenen Gebühren

Abrechnung und Vorsteuer

Den Vorsteuerabzug bekommst du nur mit einer Rechnung, die den Anforderungen von §§ 14 oder 14a UStG genügt (§ 15 Abs. 1 UStG). Die Sammelrechnung des Kartenausgebers ist dafür in der Regel die maßgebliche Rechnung. Lass dir vom Anbieter bestätigen, dass sie alle Pflichtangaben enthält, und bewahre sie als Beleg auf.

Tankt ein Fahrer ausnahmsweise ohne Karte, reicht für Beträge bis 250 Euro eine Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Angaben: Name und Anschrift der Tankstelle, Ausstellungsdatum, Menge und Art des Kraftstoffs, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Solche Kleinbetragsrechnungen dürfen auch weiterhin auf Papier oder als PDF kommen. Für die Sammelrechnungen des Kartenausgebers gelten dagegen die Regeln zur E-Rechnung im B2B-Verkehr, je nach Übergangsfrist des Anbieters. Welche Formate es gibt, erklärt Peppol, XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.

Buchhalterisch sind die Tankkosten Betriebsausgaben des Fahrzeugs. Ob du sie in der EÜR oder in einer Bilanz erfasst, hängt von deiner Rechtsform und Größe ab, siehe Buchführungspflicht.

Firmenwagen, 1-%-Regel und Fahrtenbuch

Nutzt du oder ein Mitarbeiter einen Firmenwagen auch privat, wird diese Privatnutzung versteuert, entweder pauschal oder nach Fahrtenbuch:

1-%-Regel: Für Fahrzeuge, die zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden, wird pro Monat 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung angesetzt. Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge gilt ein geminderter Listenpreis, je nach Anschaffungszeitpunkt ein Viertel oder die Hälfte (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
Fahrtenbuch: Statt der Pauschale wird der tatsächliche Anteil der privaten Fahrten an den Gesamtkosten angesetzt. Voraussetzung sind Belege für alle Kosten und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Für Arbeitnehmer gilt das entsprechend, dazu kommen 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 8 Abs. 2 EStG). Die Tankkosten sind mit der Pauschale abgegolten. Die Tankkarte für einen Dienstwagen mit erlaubter Privatnutzung löst also keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil aus.

Bei der Umsatzsteuer ziehst du die Vorsteuer aus den Tankrechnungen in der Regel voll und versteuerst die private Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe (§ 3 Abs. 9a UStG). Mehr zu Dienstwagen findest du in Fahren mit Firmenwagen.

Checkliste für den Firmenwagen mit Tankkarte:

Nutzungsvereinbarung: Ist Privatnutzung erlaubt, auch Urlaubsfahrten und Auslandsfahrten?
Kilometerstand bei jedem Tankvorgang erfassen lassen
Bei Fahrtenbuch: Tankbelege und Fahrtenbuch müssen zusammenpassen
Kartenlimit passend zum Tankvolumen des Fahrzeugs setzen
Rückgabe und Sperrung der Karte bei Fahrzeugwechsel oder Austritt regeln

Tankkarte für Mitarbeiter mit Privatauto

Fährt ein Mitarbeiter dienstlich mit dem eigenen Auto, rechnest du in der Regel über Kilometerpauschalen ab. Was bei einem Unfall gilt, steht in Dienstreise mit dem Privat-Pkw.

Gibst du ihm zusätzlich eine Tankkarte oder einen Tankgutschein für sein Privatauto, ist das Arbeitslohn. Er kann als Sachbezug steuerfrei bleiben, wenn alle Sachbezüge zusammen 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Bei Gutscheinen und Geldkarten gilt das nur, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. Ob eine konkrete Tankkarte diese Kriterien erfüllt, lässt du dir vom Anbieter bestätigen und mit deiner Lohnbuchhaltung abstimmen.

Bei E-Autos gibt es eine eigene Regel: Das Aufladen beim Arbeitgeber an einer ortsfesten betrieblichen Ladeeinrichtung ist steuerfrei, wenn es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird (§ 3 Nr. 46 EStG). Für Ladekarten an öffentlichen Ladesäulen gilt diese Befreiung nicht.

Die richtige Tankkarte auswählen

Akzeptanznetz: Deckt das Netz die Strecken deiner Fahrer ab, auch Autobahn und Ausland?
Gebühren und Rabatte: Rechne mit deinem realen Monatsvolumen, nicht mit dem Werbebeispiel.
Steuerung: Limits, Produktbeschränkungen, Kilometerabfrage, Online-Sperrung.
Daten: Export in deine Buchhaltung oder Fuhrparksoftware, Auswertung pro Fahrzeug.
Elektromobilität: Ladefunktion für Plug-in-Hybride und E-Autos, wenn sie im Fuhrpark sind oder geplant werden.
Vertrag: Laufzeit, Mindestvolumen, Kündigung, Haftung bei Kartenmissbrauch.

Häufige Fragen

Lohnt sich eine Tankkarte schon für ein einzelnes Firmenfahrzeug?

Oft ja, wenn du Belegsammeln und Auslagen vermeiden willst. Frag beim Anbieter nach, ob er eine Mindestzahl an Fahrzeugen oder ein Mindestvolumen verlangt. Vergleiche die Kartengebühr mit der Zeit, die du sonst für Einzelbelege brauchst.

Kann ich mit der Firmentankkarte privat tanken?

Beim Firmenwagen mit erlaubter Privatnutzung ja, die Kosten sind mit der 1-%-Regel oder dem Fahrtenbuch abgegolten. Für ein Privatauto ist der Kraftstoff Arbeitslohn und muss versteuert werden, soweit keine Befreiung greift.

Brauche ich trotz Sammelrechnung die einzelnen Tankquittungen?

Für den Vorsteuerabzug ist die ordnungsgemäße Sammelrechnung maßgeblich. Die Einzelquittungen helfen aber beim Abgleich mit dem Fahrtenbuch und bei Unstimmigkeiten.

Gibt es Tankkarten, mit denen man auch Strom laden kann?

Ja. Viele Anbieter haben Ladekarten oder Hybridkarten, die Tanken und Laden an öffentlichen Ladepunkten auf einer Rechnung zusammenfassen. Prüfe, welche Ladenetze akzeptiert werden.