XRechnung, ZUGFeRD, Peppol: E-Rechnung-Formate für Gründer erklärt

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden Formate, mit denen du in Deutschland die E-Rechnungspflicht erfüllst. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das auch Menschen lesen können. Peppol ist dagegen kein Format, sondern ein Netzwerk, über das solche Rechnungen verschickt werden. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ausstellen spätestens ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfang: Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• Ausstellen: Pflicht für Umsätze ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028.
• Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
• PDF per E-Mail: ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
• Peppol: ein Übertragungsweg, im B2B-Geschäft in Deutschland nicht vorgeschrieben.

Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung.

Was eine E-Rechnung ist

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ dürfen Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn die Pflichtangaben vollständig ausgelesen werden können und es mit der Norm interoperabel ist. Diese Ausnahme ist vor allem für etablierte EDI-Verfahren großer Handelspartner gedacht.

Pflicht ist die E-Rechnung, wenn Leistender und Empfänger beide in Deutschland ansässig sind und der Empfänger ein Unternehmen ist (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) betrifft die Pflicht nicht.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Herausgeber	KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats	FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
Aufbau	reine XML-Datei	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (hybrides Format)
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer-Software	ja, das PDF lässt sich normal öffnen
Syntax	UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII	UN/CEFACT CII
Aktuelle Version	XRechnung 3.0 (seit 01.02.2024), Vorversion 4.0 seit September 2026	ZUGFeRD 2.5.2 (Informationspaket vom 04.08.2026)
Typischer Einsatz	Rechnungen an Behörden, zunehmend B2B	B2B, besonders wenn Empfänger noch manuell arbeiten
Entspricht EN 16931	ja	in den Profilen BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG

ZUGFeRD ist inhaltlich identisch mit dem französischen Format Factur-X. Bei einer hybriden Rechnung ist laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die XML-Datei führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug gefährden. Erzeuge beide Teile deshalb immer aus derselben Software, nie per Hand.

Welche ZUGFeRD-Profile zulässig sind

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen mit unterschiedlich vielen Datenfeldern. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Pflicht nicht, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen. Für die meisten Gründer ist das Profil EN 16931 (früher COMFORT) die richtige Wahl, weil es alle Pflichtfelder der Norm abdeckt.

Welches Format du wählen solltest

• Du schreibst Rechnungen an Behörden: XRechnung. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie fast immer. An den Bund musst du bereits seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen.
• Deine Kunden sind kleine Firmen ohne Buchhaltungssoftware: ZUGFeRD, weil sie das PDF wie gewohnt lesen können.
• Deine Kunden haben ERP-Systeme: Beides funktioniert. Frag beim ersten Auftrag, welches Format sie bevorzugen.

Gute Rechnungsprogramme erzeugen beide Formate. Eine Auswahl findest du in unserem Überblick über Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.

Peppol: Netzwerk statt Format

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, verwaltet von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol. Die deutsche Peppol-Behörde ist bei der KoSIT angesiedelt. Rechnungen werden darin nicht per E-Mail verschickt, sondern über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points) von Software zu Software.

Im B2B-Geschäft schreibt das deutsche Recht keinen Übertragungsweg vor. Eine E-Rechnung per E-Mail ist genauso gültig wie eine über Peppol. Peppol lohnt sich vor allem, wenn du an Behörden oder an Kunden im Ausland abrechnest, die das Netz nutzen.

Peppol-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

So schickst du eine XRechnung über Peppol an eine Bundesbehörde:

1. Peppol-Zugang wählen. Du brauchst einen zertifizierten Peppol-Dienstleister oder eine Rechnungssoftware, die einen Access Point integriert hat. Ein eigener Access Point erfordert eine OpenPeppol-Mitgliedschaft und ist für Startups unrealistisch. Beide Wege sind kostenpflichtig.
2. Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen. Die Leitweg-ID adressiert die Behörde. Für Peppol wird sie mit dem Präfix 0204 zur Peppol-ID, zum Beispiel 0204:991-33333TEST-33 aus dem Leitfaden des Bundes.
3. Konto im Rechnungsportal anlegen. Für den Bund registrierst du dich bei der OZG-RE, auch über „Mein Unternehmenskonto“. Hinterlege dort deine eigene Peppol-ID, damit du den Status deiner Rechnungen verfolgen kannst.
4. Rechnung als XRechnung erzeugen. Achte auf Pflichtfelder wie Leitweg-ID, Bestellnummer und Bankverbindung.
5. Validieren und senden. Prüfe die Datei vor dem Versand mit einem Validator. Die KoSIT stellt einen als Open Source bereit.

Ohne Peppol kannst du dem Bund Rechnungen auch per Weberfassung, Upload oder E-Mail übermitteln.

Fristen bis 2028

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen
seit 01.01.2025	Pflicht für alle Unternehmen	Papier oder PDF weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)
2026	Pflicht	Papier oder PDF weiter erlaubt
2027	Pflicht	E-Rechnung Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, sonst Papier oder PDF weiter erlaubt; EDI-Verfahren mit Zustimmung erlaubt
ab 01.01.2028	Pflicht	E-Rechnung Pflicht für alle B2B-Umsätze im Inland

Grundlage ist § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also für 2027 dein Umsatz 2026.

Ausnahmen

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind ausgenommen.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa bestimmte Heilbehandlungen oder Versicherungsleistungen, fallen nicht unter die Pflicht.

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Du brauchst aber eine Möglichkeit, XML-Dateien lesbar anzuzeigen und richtig zu archivieren.

Archivierung

Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG), gerechnet ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Bei E-Rechnungen gilt: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz in seinem Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein ausgedrucktes PDF oder ein Screenshot der Rechnung reicht nicht. Bei ZUGFeRD sicherst du die ganze Datei mit eingebetteter XML. Wann du darüber hinaus bilanzieren musst, klärt unser Artikel zur Buchführungspflicht.

Rechnungswesen digitalisieren: Was Gründer davon haben

Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht. Strukturierte Daten lassen sich automatisch weiterverarbeiten:

• Eingangsrechnungen: Buchhaltungssoftware liest Betrag, Steuersatz und Lieferant direkt aus der XML, ohne Texterkennung. Abtippen entfällt.
• Ausgangsrechnungen: Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Bankverbindung kommen aus der Software, Pflichtangaben fehlen seltener.
• Zahlungsabgleich: Rechnungsnummern lassen sich mit Kontoumsätzen abgleichen, offene Posten fallen schneller auf. Für säumige Kunden hilft dir unser Leitfaden zum Mahnung schreiben.
• Automatisierung: Mit Workflow-Tools wie n8n kannst du Rechnungen aus einem Postfach automatisch an deine Buchhaltung weiterleiten.

Checkliste für den Start

• [ ] Ein festes Postfach für Eingangsrechnungen einrichten (zum Beispiel rechnung@deinedomain.de) und Lieferanten mitteilen
• [ ] Viewer oder Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann
• [ ] Archiv, das XML-Dateien unverändert acht Jahre speichert
• [ ] Rechnungsprogramm, das EN-16931-konforme Rechnungen ausgibt
• [ ] Umsatz 2026 im Blick: über 800.000 Euro heißt E-Rechnungspflicht ab 01.01.2027
• [ ] Kunden fragen, welches Format und welchen Übertragungsweg sie bevorzugen

Beispiel: Ein Webentwickler mit 120.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 darf 2027 noch PDF-Rechnungen schreiben, wenn seine Kunden zustimmen. Ab dem 1. Januar 2028 muss er für Aufträge an Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen. Stellt er schon 2026 um, sammelt er Erfahrung und muss 2028 nicht unter Zeitdruck die Software wechseln. Einen Überblick über deine weiteren steuerlichen Pflichten gibt der Artikel Steuern als Selbstständiger.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch erlaubt?

Ja, bis Ende 2026 für alle und 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, jeweils mit Zustimmung des Empfängers. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein einfaches PDF aber nicht. Ab 2028 reicht es im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr.

Was ist besser, XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Pflicht gleichwertig. XRechnung ist bei Behörden Standard, ZUGFeRD ist praktischer, wenn Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen wollen. Achte bei ZUGFeRD auf das Profil EN 16931 oder höher.

Muss ich mich bei Peppol registrieren?

Nein, nicht für das B2B-Geschäft in Deutschland. Du darfst E-Rechnungen per E-Mail verschicken. Peppol brauchst du nur, wenn ein Auftraggeber diesen Weg verlangt oder du ihn für die Automatisierung nutzen willst.

Was passiert, wenn meine E-Rechnung fehlerhaft ist?

Ist die Datei technisch nicht normkonform, gilt sie nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Dein Kunde kann dann ab der Pflichtphase den Vorsteuerabzug verlieren und eine korrigierte Rechnung verlangen. Validiere deshalb jede Rechnung vor dem Versand.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie alle anderen Unternehmen.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG – Übergangsvorschriften (Abs. 38)
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• IHK Köln: E-Rechnungen
• IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
• KoSIT / XEinkauf: XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD
• E-Rechnung Bund: Leitfaden Übertragungskanal Peppol (PDF)
• E-Rechnung Bund: Lieferanteninformation (PDF)