Urlaub als Selbstständiger: Planung & Betriebsferien

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Urlaub für Selbstständige finanziell planen
Kunden und Aufträge absichern
Steuern und Behördenpost im Urlaub
Betriebsferien: Was gilt, wenn du Mitarbeitende hast
Checkliste: Zwei Wochen Urlaub als Selbstständiger
Häufige Fragen
Quellen

Urlaub für Selbstständige ist gesetzlich nicht geregelt: Das Bundesurlaubsgesetz mit seinen mindestens 24 Werktagen gilt für Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen, nicht für freie Unternehmer. Wie viel frei du nimmst, entscheidest du selbst. Dafür musst du den Verdienstausfall vorher einpreisen, Kunden und Fristen absichern und, sobald du Personal hast, Betriebsferien nach arbeitsrechtlichen Regeln festlegen. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Das Wichtigste in Kürze

Kein Urlaubsanspruch, kein Urlaubsgeld: Jeder freie Tag kostet Umsatz. Plane ihn in deinen Stundensatz ein.
Steuerfristen laufen weiter: Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Fristen aus Bescheiden pausieren nicht. Eine Dauerfristverlängerung verschafft dir einen Monat Luft.
Kunden früh informieren: vier bis sechs Wochen vorher, mit Vertretung oder klarer Notfallregel.
Betriebsferien mit Mitarbeitenden: Möglich bei dringenden betrieblichen Gründen. Mit Betriebsrat nur mit dessen Zustimmung.
Nach dem BAG müssen Beschäftigten mindestens zwei Fünftel ihres Urlaubs zur freien Verfügung bleiben.

Urlaub für Selbstständige finanziell planen

Der häufigste Fehler: Gründer rechnen ihren Stundensatz mit 52 Arbeitswochen. Wer Urlaub, Krankheit und Feiertage nicht einkalkuliert, verdient in den freien Wochen nichts und hat dafür nichts zurückgelegt.

Rechenbeispiel: Urlaub im Stundensatz

Beispiel: Ein selbstständiger Webentwickler will 60.000 Euro Gewinn vor Steuern im Jahr erzielen und hat 15.000 Euro Betriebskosten.

Position	Wert
Kalenderwochen	52
minus Urlaub	6 Wochen
minus Feiertage	2 Wochen
minus Krankheit (Puffer)	2 Wochen
Arbeitswochen	42
fakturierbare Stunden pro Woche	25
fakturierbare Stunden im Jahr	1.050
benötigter Umsatz	75.000 Euro
Stundensatz netto	rund 71 Euro

Würde er mit 52 Wochen rechnen, käme er auf rund 58 Euro. Die Differenz von 13 Euro pro Stunde finanziert die freien Wochen. Wie du den Satz für dein Geschäft berechnest, steht in Stundensatz berechnen.

Urlaubsrücklage bilden

Lege monatlich einen festen Betrag auf ein separates Konto, mindestens deine Fixkosten plus Privatentnahme für die geplante Urlaubszeit. Für drei Wochen Urlaub bei 4.500 Euro monatlichem Bedarf sind das etwa 3.400 Euro, verteilt auf zwölf Monate rund 280 Euro. Die Urlaubsrücklage ist kein Ersatz für einen Notfallfonds, sondern kommt dazu.

Kunden und Aufträge absichern

Rechtzeitig ankündigen

Informiere Stammkunden vier bis sechs Wochen vorher per E-Mail, nicht erst über die Abwesenheitsnotiz. Nenne Zeitraum, Ansprechpartner für Notfälle und den Termin, ab dem du wieder lieferst. Verlege Abgaben auf vor oder deutlich nach dem Urlaub, statt sie auf den ersten Arbeitstag zu legen.

Vertretung organisieren

Kooperationspartner: Selbstständige aus deinem Netzwerk übernehmen dringende Anfragen. Kläre vorher Vergütung, Haftung und Datenschutz schriftlich, bei personenbezogenen Kundendaten mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Virtuelle Assistenz: Beantwortet Anfragen, sortiert Post, vergibt Termine. Wie du Aufgaben strukturiert abgibst, beschreibt Aufgaben delegieren.
Nur Notfallerreichbarkeit: Ein festes Zeitfenster, etwa 30 Minuten an zwei Tagen pro Woche, ist besser als ständige Verfügbarkeit.

Abwesenheitsnotiz

Eine gute Notiz nennt Rückkehrdatum, Vertretung mit Kontakt, und was mit eingehenden Anfragen passiert. Vermeide „Ich habe nur eingeschränkt Zugriff“, wenn du eigentlich gar nicht antworten willst.

Steuern und Behördenpost im Urlaub

Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sie ist am 10. des Folgemonats fällig, auch im August. Mit einer Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV verlängert sich die Frist für Anmeldung und Zahlung um einen Monat. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahres-Vorauszahlungen (§ 47 UStDV). Beantragt wird sie über ELSTER bis zum Termin der ersten Voranmeldung, für die sie gelten soll.

Bescheide und Fristen: Ein Steuerbescheid gilt am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 AO), bei elektronischer Übermittlung am vierten Tag nach Absendung. Ab dann läuft zum Beispiel die einmonatige Einspruchsfrist (§ 355 AO), auch wenn du am Strand liegst. Lass deine Post von einer Vertrauensperson öffnen oder nutze einen digitalen Postdienst.

Gerichtspost: Gegen einen gerichtlichen Mahnbescheid hast du nur zwei Wochen für den Widerspruch (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Auch deshalb braucht es jemanden, der Post sichtet.

Betriebsferien: Was gilt, wenn du Mitarbeitende hast

Betriebsferien bedeuten, dass der ganze Betrieb schließt und die Beschäftigten in dieser Zeit Urlaub nehmen. Für Handwerksbetriebe, Gastronomie oder Agenturen mit saisonalem Geschäft sind sie oft die einfachste Lösung.

Rechtliche Grundlage

Nach § 7 Abs. 1 BUrlG muss der Arbeitgeber Urlaubswünsche berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange stehen entgegen. Betriebsferien sind ein solcher Belang, wenn es dafür einen sachlichen Grund gibt, etwa Saison, Werksurlaub eines Hauptkunden oder Umbau.
Das Bundesarbeitsgericht hat 1981 entschieden (Beschluss vom 28.07.1981, 1 ABR 79/79), dass eine Regelung zulässig sein kann, die drei Fünftel des Jahresurlaubs als Betriebsferien festlegt. Zwei Fünftel bleiben den Beschäftigten zur freien Planung.
Mit Betriebsrat: Allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Betriebsferien brauchen deshalb eine Betriebsvereinbarung.
Ohne Betriebsrat: Du legst die Betriebsferien selbst fest. Hilfreich ist eine Klausel im Arbeitsvertrag, die auf regelmäßige Betriebsferien hinweist.

Ankündigung und Sonderfälle

Eine gesetzliche Ankündigungsfrist gibt es nicht. Je früher, desto besser: Kündige die Betriebsferien möglichst zu Jahresbeginn an, bevor Beschäftigte ihren Urlaub verplanen. Bereits genehmigten Urlaub darfst du nicht einseitig wieder streichen.

Neue Mitarbeitende haben oft noch nicht genug Urlaubsanspruch. Sie musst du in den Betriebsferien in der Regel bezahlt freistellen oder anderweitig sinnvoll beschäftigen, soweit der Arbeitsvertrag das zulässt. Urlaub aus dem Folgejahr musst du dafür niemandem abverlangen. Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich am Jahresende, eine Übertragung ist nur aus dringenden Gründen bis 31. März möglich (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Betriebsferien für die Planung nutzen

Die ruhigen Wochen eignen sich für Aufgaben, die im Tagesgeschäft liegen bleiben: Inventur, Wartung von Geräten, Website-Updates, Preiskalkulation für das nächste Jahr. Nimm dir dafür aber nicht die gesamten Betriebsferien. Sonst fehlt dir die Erholung, um die es eigentlich geht.

Checkliste: Zwei Wochen Urlaub als Selbstständiger

Acht Wochen vorher

[ ] Zeitraum festlegen, im Kalender blocken
[ ] Rücklage prüfen
[ ] Projekte so takten, dass keine Abgabe in den Urlaub fällt

Vier Wochen vorher

[ ] Kunden per E-Mail informieren
[ ] Vertretung schriftlich vereinbaren
[ ] Dauerfristverlängerung prüfen, offene Rechnungen schreiben

Letzte Woche

[ ] Abwesenheitsnotiz und Mailbox-Ansage einrichten
[ ] Postbearbeitung organisieren
[ ] Zugänge für die Vertretung freigeben, Passwörter über einen Passwortmanager teilen
[ ] Liste „Was tun wenn …“ für die Vertretung

Häufige Fragen

Haben Selbstständige Anspruch auf Urlaub?

In der Regel nein. Das Bundesurlaubsgesetz gilt für Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen (§ 2 BUrlG). Arbeitnehmerähnlich ist, wer zwar selbstständig, aber wirtschaftlich von einem Auftraggeber abhängig ist. Alle anderen Selbstständigen bestimmen ihren Urlaub selbst und bekommen kein Urlaubsentgelt.

Was passiert, wenn ich im Urlaub krank werde?

Für Selbstständige gibt es keine Lohnfortzahlung. Fällst du länger aus, hilft nur eine eigene Absicherung über Krankentagegeld. Wie das funktioniert, erklärt Krankentagegeld für Selbstständige.

Wie lange darf ich als Arbeitgeber Betriebsferien anordnen?

Eine feste gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss den Beschäftigten ein Teil ihres Jahresurlaubs, rund zwei Fünftel, zur freien Planung bleiben. Bei längeren Schließungen solltest du dich arbeitsrechtlich beraten lassen.

Muss ich im Urlaub erreichbar sein?

Nein, solange du keine vertragliche Erreichbarkeit zugesagt hast. Prüfe Rahmenverträge auf Reaktionszeiten. Regelmäßige Erreichbarkeit im Urlaub verhindert Erholung, mehr dazu in Psychische Belastung bei Gründern.