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n8n ist ein Werkzeug zur Workflow-Automatisierung, mit dem du Apps, Datenbanken und KI-Modelle per visuellem Baukasten verbindest. Für Startups ist es interessant, weil du es entweder als Cloud-Dienst ab 20 Euro im Monat nutzen oder die Community Edition kostenlos auf einem eigenen Server betreiben kannst. Damit lassen sich Lead-Erfassung, E-Mail-Sequenzen, Rechnungsablage oder KI-Auswertungen automatisieren, ohne für jeden Schritt zu bezahlen. Der Preis dafür: Beim Self-Hosting bist du selbst für Betrieb, Updates und Sicherheit zuständig.
Das Wichtigste in Kürze
- Was: visuelles Automatisierungstool mit Triggern, Knoten (Nodes) für einzelne Apps und eigenen KI-Funktionen.
- Cloud: Starter 20 Euro, Pro 50 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung (Stand: Oktober 2026), abgerechnet nach Workflow-Ausführungen.
- Self-Hosting: Community Edition kostenlos, aber Server, Wartung und Sicherheit liegen bei dir.
- Lizenz: Sustainable Use License, erlaubt die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke, nicht den Weiterverkauf von n8n als Dienst.
- Praxis: Ein Sales-Autopilot aus Formular, n8n und Brevo lässt sich ohne Lizenzkosten bauen, sofern du das Free-Kontingent einhältst.
Wie n8n funktioniert
Ein Workflow in n8n besteht aus Knoten, die du auf einer Arbeitsfläche verbindest:
- Trigger starten den Workflow: ein Zeitplan, ein eingehender Webhook (zum Beispiel ein abgesendetes Formular), eine neue E-Mail oder ein Ereignis in einer App.
- Aktions-Knoten lesen oder schreiben Daten in anderen Tools, etwa einen Kontakt im CRM anlegen oder eine Nachricht in Slack posten.
- Logik-Knoten filtern, verzweigen, warten oder führen eigenen JavaScript- oder Python-Code aus.
- KI-Knoten binden Sprachmodelle von Anbietern wie OpenAI, Anthropic oder Google ein. Laut Dokumentation lassen sich damit KI-Agenten mit Werkzeugen und Gedächtnis bauen, Vektordatenbanken anbinden und MCP-Server verknüpfen.
Zugangsdaten zu externen Diensten speichert n8n als Credentials getrennt vom Workflow. Jeder vollständige Durchlauf eines Workflows zählt als eine Ausführung (Execution). Das ist die Einheit, nach der die Cloud-Tarife abrechnen.
Cloud oder Self-Hosting
| Variante | Kosten (Stand: Oktober 2026) | Ausführungen pro Monat | Betrieb |
|---|---|---|---|
| Cloud Starter | 20 Euro/Monat, jährliche Zahlung | 2.500 | n8n |
| Cloud Pro | 50 Euro/Monat, jährliche Zahlung | 10.000 | n8n |
| Business (selbst gehostet) | 667 Euro/Monat, jährliche Zahlung | 40.000 | du |
| Enterprise | auf Anfrage | individuell | n8n oder du |
| Community Edition | kostenlos | keine Begrenzung durch Lizenz | du |
Die Cloud lässt sich 14 Tage kostenlos mit Pro-Funktionen testen. Unternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten erhalten laut Preisseite 50 Prozent Rabatt auf den Business-Tarif. Die registrierte Community Edition schaltet nach Angabe einer E-Mail-Adresse einige Zusatzfunktionen frei, etwa Ordner.
Wann Self-Hosting sinnvoll ist
Self-Hosting lohnt sich, wenn du viele Ausführungen hast, Daten auf eigenen Servern behalten willst oder bereits jemanden im Team hast, der Server betreibt. n8n bietet dafür Docker Compose und ein Installationsskript an. Rechne aber realistisch:
- Serverkosten: ein virtueller Server bei einem Hoster, dazu Backups.
- Wartung: Updates einspielen, Abhängigkeiten pflegen, Logs prüfen.
- Sicherheit: HTTPS, starke Passwörter, Zugriff nur für berechtigte Personen, keine offen erreichbare Admin-Oberfläche ohne Schutz. Eine n8n-Instanz enthält die Zugangsdaten zu deinem CRM, deinem Postfach und oft deinem Bankkonto-Export. Wird sie kompromittiert, sind alle angebundenen Systeme betroffen.
Für Gründer ohne technischen Hintergrund ist die Cloud meist die bessere Wahl. Der Monatsbeitrag ist günstiger als die Zeit, die du sonst in den Serverbetrieb steckst.
Was die Lizenz erlaubt
n8n nutzt die Sustainable Use License, keine klassische Open-Source-Lizenz. Sie erlaubt dir, n8n für deine eigenen internen Geschäftszwecke sowie privat oder nicht kommerziell zu nutzen und zu verändern. Weitergeben darfst du die Software nur kostenlos und für nicht kommerzielle Zwecke. Dateien mit „.ee.“ im Namen fallen unter eine separate Enterprise-Lizenz.
Für Startups heißt das:
- Erlaubt: eigene Prozesse automatisieren, zum Beispiel Leads, Rechnungen oder Support.
- Prüfen: Wenn du n8n als Teil deines Produkts an Kunden anbieten oder für Kunden gehostet betreiben willst, lies die Lizenz genau und frag im Zweifel bei n8n nach einer kommerziellen Lizenz.
Typische Workflows für Startups
| Workflow | Trigger | Schritte |
|---|---|---|
| Lead-Erfassung | Kontaktformular (Webhook) | Daten prüfen, Kontakt im CRM anlegen, Team in Slack benachrichtigen |
| Rechnungseingang | neue E-Mail im Rechnungspostfach | Anhang speichern, an Buchhaltungssoftware weiterleiten |
| Support-Triage | neues Ticket | Anliegen mit KI klassifizieren, Priorität setzen, zuständige Person zuweisen |
| Reporting | jeden Montag 8 Uhr | Kennzahlen aus Shop und Werbekonten abrufen, Zusammenfassung per E-Mail |
| Onboarding | neuer zahlender Kunde | Willkommens-E-Mail, Kalendereinladung, Aufgabe im Projekttool |
Gerade bei Eingangsrechnungen lohnt sich die Verbindung mit der E-Rechnung. Was du dabei zu Formaten wissen musst, steht im Artikel zu XRechnung und ZUGFeRD. Wenn du einen Kunden-Chatbot an deine Systeme anbinden willst, lies vorher den Ratgeber zum Chatbot für Unternehmen.
Praxisbeispiel: Sales-Autopilot mit n8n und Brevo
Beispiel: Ein B2B-Startup will jede Anfrage über das Website-Formular automatisch erfassen, eine Bestätigung schicken und Interessenten mit Einwilligung in eine Newsletter-Liste aufnehmen. Gebaut wird das mit n8n und Brevo, einem E-Mail-Marketing-Tool. Brevos Gratistarif erlaubt laut Preisseite bis zu 300 E-Mails pro Tag.
- Webhook-Trigger: Das Formular schickt Name, E-Mail, Firma, Nachricht und den Status der Newsletter-Checkbox an eine n8n-Webhook-URL.
- Prüfen: Ein IF-Knoten prüft, ob Pflichtfelder gefüllt sind und die E-Mail-Adresse plausibel ist.
- Kontakt anlegen: Der Brevo-Knoten nutzt die Operation „Create or Update“ für Kontakte. Firma und Anfrage werden als Kontaktattribute gespeichert.
- Bestätigung senden: Der Brevo-Knoten schickt eine Transaktions-E-Mail mit der Operation „Send Template“. Sie bestätigt nur den Eingang der Anfrage und enthält keine Werbung.
- Newsletter nur mit Einwilligung: Nur wenn die Checkbox aktiv war, bekommt der Kontakt eine Bestätigungs-E-Mail mit Link (Double-Opt-in). Erst nach dem Klick kommt er auf die Newsletter-Liste. Ohne Einwilligung gibt es keine Werbe-E-Mails.
- Team informieren: Ein weiterer Knoten postet die Anfrage in den Vertriebskanal und legt eine Aufgabe zur Rückmeldung an.
Wirklich null Euro kostet das nur, wenn du die Community Edition auf vorhandener Infrastruktur betreibst und im Free-Kontingent von Brevo bleibst. Realistisch planst du Serverkosten oder den Starter-Tarif ein. Wie du aus solchen Kontakten systematisch Kunden machst, zeigen unsere Artikel zu B2B-Leads per E-Mail und Demand Generation.
Rechtliche Leitplanken
- Werbe-E-Mails: Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG brauchst du für E-Mail-Werbung eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Die Ausnahme für Bestandskunden in § 7 Abs. 3 UWG gilt nur, wenn du die Adresse beim Verkauf erhalten hast, für ähnliche eigene Produkte wirbst, kein Widerspruch vorliegt und du bei jeder Nachricht auf das Widerspruchsrecht hinweist.
- Auftragsverarbeitung: n8n stellt für die Cloud einen vorunterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Schließe auch mit Brevo und jedem weiteren Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, einen solchen Vertrag.
- Datensparsamkeit: Speichere in Workflow-Logs nur, was du zur Fehlersuche brauchst, und lösche alte Ausführungsdaten regelmäßig.
Häufige Fragen
Ist n8n kostenlos?
Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos. Du zahlst aber für Server und investierst Zeit in Betrieb und Updates. Die Cloud-Version kostet ab 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung (Stand: Oktober 2026).
Ist n8n Open Source?
Nicht im klassischen Sinn. Der Quellcode ist öffentlich, die Sustainable Use License beschränkt aber die kommerzielle Weitergabe. Für deine eigenen internen Geschäftsprozesse darfst du n8n frei nutzen.
Brauche ich Programmierkenntnisse für n8n?
Für einfache Workflows nicht, die meisten Schritte konfigurierst du in Formularen. Für Datenumwandlungen, Fehlerbehandlung und vor allem für Self-Hosting helfen Grundkenntnisse in JSON, APIs und Servern deutlich.
Kann ich mit n8n KI-Agenten bauen?
Ja. n8n bietet eigene Knoten für Sprachmodelle verschiedener Anbieter, KI-Agenten mit Werkzeugen und Gedächtnis sowie Vektordatenbanken. Welche Regeln beim KI-Einsatz gelten, erklärt unser Ratgeber KI für Gründer.
Lohnt sich n8n für ein Startup ohne Budget?
Oft ja, weil schon wenige automatisierte Abläufe viel Handarbeit sparen. Fang mit einem Workflow an, der dir jede Woche spürbar Zeit kostet. Mehr Ideen für den Start mit wenig Kapital findest du im Artikel zum Bootstrapping.
