Reisekostenabrechnung Software: Regeln, Funktionen, Auswahl

Eine Reisekostenabrechnung Software rechnet die gesetzlichen Pauschalen automatisch: 14 Euro Verpflegung für An- und Abreisetage und Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit, 28 Euro für volle Tage, 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem Pkw. Sie liest Belege per Smartphone-Foto aus, kürzt Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten und legt alles prüfbar ab. Für Gründer lohnt sie sich spätestens, wenn Mitarbeitende reisen und du Spesen steuerfrei erstattest. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Das Wichtigste in Kürze

• Verpflegung Inland: 28 Euro für 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für An- und Abreisetag sowie für eintägige Reisen über 8 Stunden (Stand: Oktober 2026).
• Fahrtkosten Pkw: pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, alternativ die tatsächlichen Kosten.
• Gestellte Mahlzeiten: Frühstück kürzt um 5,60 Euro, Mittag- oder Abendessen um je 11,20 Euro.
• Belege: dürfen digital aufbewahrt werden, Buchungsbelege 8 Jahre.
• Software: lohnt sich vor allem, wenn mehrere Personen reisen oder Freigaben nötig sind.

Die steuerlichen Regeln hinter jeder Reisekostenabrechnung

Jede Software arbeitet mit denselben gesetzlichen Werten. Für Arbeitnehmer stehen sie in § 9 EStG, für Selbstständige verweist § 4 Abs. 5 EStG auf dieselben Pauschalen. Erstattest du als Arbeitgeber Reisekosten, sind sie nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die Beträge nach § 9 EStG nicht übersteigen.

Verpflegungsmehraufwand

Situation (Inland)	Pauschale
Abwesenheit 24 Stunden (voller Kalendertag)	28 Euro
An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung	je 14 Euro
Eintägige Reise ohne Übernachtung, mehr als 8 Stunden	14 Euro
Eintägige Reise bis 8 Stunden	0 Euro

Die Pauschalen gelten nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu. Für Auslandsreisen gelten länderweise Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium per Schreiben festlegt. Eine gute Software hinterlegt sie und aktualisiert sie, wenn sich die Werte ändern.

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent der Tagespauschale von 28 Euro für ein Frühstück, also 5,60 Euro, und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, also 11,20 Euro. Genau diese Kürzungen werden in Tabellen oft vergessen.

Fahrtkosten und Übernachtung

Für Fahrten mit dem eigenen Pkw darfst du statt der tatsächlichen Kosten einen pauschalen Kilometersatz ansetzen. Er entspricht der höchsten Wegstreckenentschädigung nach § 5 BRKG und beträgt 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer. Nicht verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg: Die gilt pro Entfernungskilometer und liegt laut § 9 EStG bei 0,38 Euro. Wer ein Firmenfahrzeug nutzt, rechnet anders, Details stehen in Fahren mit Firmenwagen. Was bei einem Unfall mit dem Privatwagen auf Dienstreise gilt, erklärt Unfall auf Dienstreise.

Übernachtungskosten setzt du in tatsächlicher Höhe an, belegt durch die Hotelrechnung. Nach 48 Monaten an derselben Tätigkeitsstätte greift eine Obergrenze. Bewirtest du Geschäftspartner, ist das keine Reisekostenposition: Hier sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG 70 Prozent abziehbar, mit Angaben zu Anlass und Teilnehmern.

Rechenbeispiel: Drei Tage beim Kunden

Beispiel: Eine Mitarbeiterin fährt mit dem eigenen Pkw von Montag 7 Uhr bis Mittwoch 18 Uhr zu einem Kunden, insgesamt 420 Kilometer. Der Arbeitgeber bucht das Hotel mit Frühstück für zwei Nächte.

Position	Rechnung	Betrag
Verpflegung Montag (Anreise)	14 Euro	14,00 Euro
Verpflegung Dienstag (voller Tag)	28 Euro minus 5,60 Euro Frühstück	22,40 Euro
Verpflegung Mittwoch (Abreise)	14 Euro minus 5,60 Euro Frühstück	8,40 Euro
Fahrtkosten	420 km × 0,30 Euro	126,00 Euro
Hotel	laut Rechnung, vom Arbeitgeber direkt bezahlt	–
Steuerfreie Erstattung		170,80 Euro

Von Hand sind das zehn Minuten Rechnen, Nachschlagen und Belege zuordnen. Eine Software erledigt es, sobald Reisezeiten, Strecke und Hotelbeleg erfasst sind.

Am schnellsten geht das direkt unterwegs. Mit einer Reisekosten App erfassen Reisende Fahrzeiten, Kilometer und Belege direkt nach dem Termin. Vorgesetzte können dort laut dem Anbieter openMIND Anträge und Abrechnungen freigeben oder ablehnen, und Reisende sehen den Bearbeitungsstand.

Was eine Reisekostenabrechnung Software können sollte

Ohne Software sammelst du Papierbelege, suchst Pauschalen heraus, ordnest Kreditkartenumsätze zu und tippst alles in eine Tabelle. Eine Reisekostenabrechnungssoftware bündelt diese Schritte. openMIND etwa vertreibt und implementiert nach eigenen Angaben die Lösung MXP (MobileXpense) mit mobiler App und einem Web-Backoffice für Buchhaltung und Verwaltung.

Achte auf diese Kernfunktionen:

• Belegerfassung per Foto: Beleg fotografieren, Betrag, Datum und Steuersatz werden ausgelesen.
• Regelwerk: aktuelle Inlands- und Auslandspauschalen, Mahlzeitenkürzung, Kilometersätze.
• Freigabe-Workflow: Reiseantrag und Abrechnung digital einreichen und genehmigen.
• Kreditkartenabgleich: Firmenkartenumsätze automatisch der Reise zuordnen.
• Export: Übergabe an Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Steuerberatung.
• Archiv: unveränderbare Ablage mit Änderungsprotokoll.

Belege digital aufbewahren

Gescannte oder fotografierte Belege sind zulässig, wenn sie nach § 147 Abs. 2 AO bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben. Reisekostenbelege sind Buchungsbelege, die Frist beträgt acht Jahre. Lege fest, wer Belege prüft und wann das Papier vernichtet wird, und halte das in einer kurzen Verfahrensdokumentation fest. Ob du zusätzlich bilanzieren musst, klärt der Artikel zur Buchführungspflicht.

Software auswählen: Checkliste

1. Bedarf klären: Wie viele Personen reisen, wie oft, in welche Länder?
2. Zahlungswege prüfen: Privat ausgelegt, Firmenkreditkarte oder zentrale Buchung?
3. Schnittstellen festlegen: Buchhaltung, Lohn, Kreditkarte, eventuell Fahrtenbuch.
4. Rechtssicherheit prüfen: Wer pflegt die Pauschalen, wie wird archiviert, gibt es ein Änderungsprotokoll?
5. Datenschutz klären: Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.
6. Testen: Eine echte Reise im Testzugang abrechnen, inklusive Freigabe und Export.

Für Solo-Selbstständige mit wenigen Reisen im Jahr reicht oft die Belegfunktion der Buchhaltungssoftware. Eine eigene Reisekostenlösung lohnt sich, wenn mehrere Personen reisen, Freigaben nötig sind oder Auslandsreisen dazukommen. Wie Reisekosten in deine Steuerplanung passen, liest du in Steuern als Selbstständiger.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Im Inland gelten 28 Euro für einen vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro für An- und Abreisetage sowie eintägige Reisen über acht Stunden. Für Auslandsreisen gelten länderweise Beträge des Bundesfinanzministeriums.

Welche Kilometerpauschale gilt für Dienstreisen?

Mit dem eigenen Pkw 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, also für Hin- und Rückweg. Die Entfernungspauschale von 0,38 Euro gilt nur für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte und zählt nur die einfache Strecke.

Muss ich Papierbelege nach dem Scannen aufheben?

Nicht zwingend. Wenn der Scan bildlich übereinstimmt, vollständig und dauerhaft lesbar ist und dein Ablauf dokumentiert ist, darf das Papier in der Regel vernichtet werden.

Brauche ich als Solo-Selbstständiger eine eigene Reisekosten-Software?

Meist nicht. Bei wenigen Reisen reichen die Belegerfassung deiner Buchhaltungssoftware und eine saubere Aufstellung der Pauschalen. Eine spezialisierte Lösung lohnt sich, sobald Mitarbeitende reisen.

Quellen

• § 9 EStG – Werbungskosten
• § 5 BRKG – Wegstreckenentschädigung
• § 4 EStG – Gewinnbegriff
• § 3 EStG – Steuerfreie Einnahmen
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen

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