Rechnungsprogramm Kleinunternehmer kostenlos 2026

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Was eine Rechnung als Kleinunternehmer enthalten muss
E-Rechnung: Was Kleinunternehmer 2026 beachten müssen
Kostenlose Rechnungsprogramme im Vergleich
Word, Excel oder Rechnungsprogramm
Wann sich ein kostenpflichtiges Programm lohnt
Häufige Fragen
Quellen

Ein kostenloses Rechnungsprogramm reicht für die meisten Kleinunternehmer völlig aus. Mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife, allerdings mit Grenzen: maximal drei Rechnungen im Monat, wenige Kunden, nur App-Zugang oder ein fremdes Logo im Rechnungsfuß. Wichtig ist, dass das Programm den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG korrekt druckt und du deine Rechnungen acht Jahre lang unverändert aufbewahren kannst. Eine E-Rechnung musst du als Kleinunternehmer nicht ausstellen, empfangen können musst du sie aber seit 2025. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung.

Das Wichtigste in Kürze

Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz macht (§ 19 UStG, Stand 2026). Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro.
Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Datum, Leistung, Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).
E-Rechnung: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Gratis-Tools: sevdesk, Papierkram, Accountable, easybill und Invoice Ninja haben kostenlose Tarife, Fakturama ist Open Source. Jedes hat andere Einschränkungen.
Aufbewahrung: Ausgestellte Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO).

Was eine Rechnung als Kleinunternehmer enthalten muss

Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Rechnungen von Kleinunternehmern. Das Gesetz verlangt mindestens:

vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
das Ausstellungsdatum
Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
das Entgelt als Summe und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer

Für den Hinweis reicht laut BMF-Anwendungsschreiben vom 18. März 2025 eine verständliche Formulierung wie „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Der Hinweis gehört auch auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer nennt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Vergib sie trotzdem. Ohne eindeutige Nummer kannst du Zahlungseingänge kaum sauber zuordnen, und jedes Rechnungsprogramm arbeitet ohnehin mit Nummernkreisen.

Wichtig: Weise auf keinen Fall Umsatzsteuer aus. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG).

Musterrechnung für Kleinunternehmer

Beispiel: Ein freier Fotograf rechnet ein Portrait-Shooting ab.

Max Beispiel Fotografie, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt Steuernummer: 12/345/67890

An: Erika Kundin, Beispielweg 2, 12345 Musterstadt

Rechnung Nr. 2026-014 · Datum: 21.10.2026

Leistung Betrag
Portrait-Shooting, 2 Stunden, inkl. 10 bearbeiteter Bilder 280,00 Euro
Gesamtbetrag 280,00 Euro

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG. Bitte überweise den Betrag bis zum 04.11.2026 auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.

Leistung	Betrag
Portrait-Shooting, 2 Stunden, inkl. 10 bearbeiteter Bilder	280,00 Euro
Gesamtbetrag	280,00 Euro

E-Rechnung: Was Kleinunternehmer 2026 beachten müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im Inland eine schrittweise E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine PDF-Datei per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Die Unterschiede der Formate erklärt unser Artikel Peppol, XRechnung und ZUGFeRD.

Für dich als Kleinunternehmer gilt:

Pflicht	Gilt für Kleinunternehmer?
E-Rechnungen empfangen können	Ja, seit 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach reicht zunächst aus.
E-Rechnungen ausstellen	Nein. Nach § 34a UStDV darfst du immer als sonstige Rechnung, also auf Papier oder als PDF, abrechnen.
E-Rechnungen an Privatkunden	Nein, die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen.

Zum Öffnen und Lesen eingehender XRechnungen nennt die IHK als kostenlose Möglichkeit das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung. Bequemer ist ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen direkt einlesen kann.

Auch wenn du nicht musst: Manche Geschäftskunden, vor allem öffentliche Auftraggeber, verlangen E-Rechnungen. Wenn du für solche Kunden arbeitest, wähle ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD auch im Gratis-Tarif erzeugt.

Kostenlose Rechnungsprogramme im Vergleich

Die folgenden Programme haben laut Anbieterseiten dauerhaft kostenlose Tarife oder sind Open Source (Stand: Oktober 2026). Kostenlose Tarife ändern sich häufig. Prüfe die aktuellen Bedingungen vor der Entscheidung.

Programm	Kostenlose Variante	E-Rechnung im Gratis-Tarif	Haupteinschränkungen
sevdesk	Free-Tarif, dauerhaft	ZUGFeRD und XRechnung erstellen	max. 3 Rechnungen pro Monat, kein eigenes Logo, keine Zahlungserinnerungen, Rechnungen nicht als bezahlt markierbar
Papierkram	Free-Tarif, 0 Euro	XML-E-Rechnungen ja, XRechnung und ZUGFeRD erst im Bezahltarif	Papierkram-Logo im Dokumentenfuß, kein Bankabruf, keine Mahnungen
Accountable	„Rechnungen Free“	ZUGFeRD und XRechnung unbegrenzt	nur Smartphone-App, keine Web-Version, 5 Belege pro Monat, keine wiederkehrenden Rechnungen
easybill	Free-Paket	E-Rechnungen als Dokumenttyp genannt, Versandformate beim Anbieter prüfen	nur 3 Kontakte (Kunden und Lieferanten), 50 Dokumente pro Monat, kostenlose Archivierung bis 100 Dokumente
Invoice Ninja	Free-Plan (Cloud)	im Free-Plan nicht enthalten	max. 5 Kunden, Hinweis „Created by Invoice Ninja“, englischsprachiger Anbieter
Fakturama	Open-Source-Desktopsoftware für Windows, macOS, Linux	ZUGFeRD laut Anbieter ja, XRechnung nicht genannt	keine Cloud, keine App, Weiterentwicklung vor dem Einsatz prüfen

Viele bekannte Buchhaltungsprogramme bieten nur eine kostenlose Testphase an und wechseln danach in einen Bezahltarif. Lies vor der Anmeldung nach, was nach dem Testzeitraum passiert.

Welches Tool passt zu dir

Wenige Rechnungen, viele Kunden: sevdesk Free, solange du unter drei Rechnungen im Monat bleibst.
Viele Rechnungen an wenige Stammkunden: easybill Free, solange dir drei Kontakte reichen.
Du arbeitest viel unterwegs und willst E-Rechnungen schreiben: Accountable Rechnungen Free.
Du willst unbegrenzt Rechnungen und störst dich nicht am Fremdlogo: Papierkram Free.
Du willst keine Cloud und bist technisch fit: Fakturama als Desktopprogramm.

Word, Excel oder Rechnungsprogramm

Rechnungen mit Word- oder Excel-Vorlagen sind erlaubt. Sie haben aber Nachteile: Rechnungsnummern musst du selbst fortführen, Zahlungseingänge selbst überwachen und jede Rechnung so ablegen, dass sie später nicht unbemerkt verändert werden kann. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass aufbewahrte Belege unveränderbar und auffindbar sind. Ein Rechnungsprogramm erledigt das nebenbei.

Achte bei jedem Gratis-Tarif auf den Datenexport. Wenn der Anbieter den Free-Tarif streicht oder du wechselst, musst du alle Rechnungen als PDF und die Daten als CSV mitnehmen können. Du bist für die achtjährige Aufbewahrung verantwortlich, nicht der Softwareanbieter.

Wann sich ein kostenpflichtiges Programm lohnt

Ein Bezahltarif lohnt sich, sobald du regelmäßig mehr Rechnungen schreibst, als der Gratis-Tarif zulässt, Zahlungserinnerungen automatisieren willst oder deine Buchhaltung inklusive Bankabgleich im selben Tool erledigen möchtest. Wie du säumige Kunden anschreibst, steht im Artikel Mahnung schreiben. Ob für dich eine einfache Einnahmenüberschussrechnung reicht, klärt unser Ratgeber zur Buchführungspflicht.

Behalte außerdem deinen Umsatz im Blick. Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmerregelung sofort und nicht erst zum Jahresende. Ab dann weist du Umsatzsteuer aus und brauchst du ein Programm, das Umsatzsteuer und Voranmeldungen beherrscht. Mehr zu den steuerlichen Pflichten steht in Steuern als Selbstständiger.

Häufige Fragen

Darf ich als Kleinunternehmer Rechnungen als PDF per E-Mail schicken?

Ja. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für dich nicht.

Welcher Hinweis muss auf die Rechnung?

Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer, zum Beispiel „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Die genaue Formulierung ist nicht vorgeschrieben, sie muss nur eindeutig sein.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Ausgestellte und erhaltene Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt nach § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder empfangen wurde.

Was passiert, wenn der kostenlose Tarif abgeschafft wird?

Dann musst du entweder in einen Bezahltarif wechseln oder deine Daten exportieren und umziehen. Lade deshalb regelmäßig PDF-Kopien deiner Rechnungen herunter und sichere sie zusätzlich. Wie du dein Gewerbe von Anfang an sauber aufsetzt, steht in Einzelunternehmen gründen.