Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Wann ist der Kunde in Verzug?
- Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung
- Diese Angaben brauchst du, um eine Mahnung zu schreiben
- Mahnung Vorlage
- Verzugszinsen berechnen
- Wenn der Kunde nicht zahlt: das gerichtliche Mahnverfahren
- Zahlungsausfälle vorbeugen
- Häufige Fragen
- Quellen
Eine Mahnung schreibst du, wenn ein Kunde eine fällige Rechnung nicht bezahlt hat. Sie braucht keine bestimmte Form: Rechnungsnummer, offener Betrag, eine neue Zahlungsfrist und die klare Aufforderung zu zahlen genügen. Rechtlich reicht schon eine einzige Mahnung, um den Kunden in Verzug zu setzen. Ab dann darfst du Verzugszinsen verlangen, bei Geschäftskunden seit 1. Juli 2026 10,52 Prozent pro Jahr plus 40 Euro Pauschale. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei Mahnungen sind keine Pflicht. Das Gesetz verlangt höchstens eine Mahnung nach Fälligkeit, oft ist der Kunde sogar ohne Mahnung in Verzug.
- Automatischer Verzug: 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit entsprechendem Hinweis in der Rechnung.
- Verzugszinsen (ab 1. Juli 2026): 6,52 Prozent bei Verbrauchern, 10,52 Prozent bei Geschäftskunden.
- Pauschale: 40 Euro bei Geschäftskunden, keine Pauschale bei Verbrauchern.
- Wenn nichts kommt: gerichtliches Mahnverfahren über den Online-Mahnantrag. Erst der Mahnbescheid hemmt die Verjährung, die einfache Mahnung nicht.
Wann ist der Kunde in Verzug?
Verzug bedeutet: Der Kunde zahlt trotz Fälligkeit nicht und hat das zu vertreten. Erst ab Verzug kannst du Zinsen und Kosten verlangen. Nach § 286 BGB gibt es drei Wege in den Verzug:
| Situation | Verzug ab | Mahnung nötig? |
|---|---|---|
| Zahlungstermin nach Kalender vereinbart, z. B. „zahlbar bis 15.11.2026“ | Tag nach dem Termin | nein |
| Frist ab einem Ereignis, z. B. „zahlbar 14 Tage nach Lieferung“ | Tag nach Fristablauf | nein |
| Kein Termin, nur „sofort fällig“ | Zugang der Mahnung | ja |
| 30-Tage-Regel bei Geschäftskunden | 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung | nein |
| 30-Tage-Regel bei Verbrauchern | wie oben, nur mit Hinweis auf diese Folge in der Rechnung | nein, wenn Hinweis vorhanden |
Daraus folgt der wichtigste Praxistipp: Schreib auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum. Dann tritt der Verzug automatisch ein, und deine erste Mahnung ist rechtlich nur noch eine Erinnerung. Gute Rechnungsprogramme setzen das Datum automatisch, siehe Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.
Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung
Im Geschäftsalltag hat sich eine Stufenfolge eingebürgert. Sie ist freiwillig und dient der Kundenbeziehung, nicht dem Recht.
| Stufe | Zeitpunkt (Beispiel) | Ton | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit | freundlich | Hinweis auf offene Rechnung, Rechnung erneut beifügen |
| Mahnung | 14 Tage nach Fälligkeit | sachlich | neue Frist, Hinweis auf Verzugszinsen |
| Letzte Mahnung | 28 Tage nach Fälligkeit | bestimmt | kurze Frist, Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens |
Bei langjährigen Kunden lohnt vor der ersten Mahnung oft ein kurzer Anruf. Vielleicht ist die Rechnung nie angekommen, oder im Rechnungseingang deines Kunden fehlt eine Pflichtangabe. Im B2B-Geschäft prüfen viele Unternehmen eingehende Rechnungen inzwischen automatisch. Eine fehlerhafte E-Rechnung kann dort hängen bleiben, siehe E-Rechnung-Formate.
Diese Angaben brauchst du, um eine Mahnung zu schreiben
- Deine Kontaktdaten und die des Kunden
- Datum der Mahnung
- Betreff mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Offener Betrag
- Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum, in der Regel 7 bis 14 Tage
- Bankverbindung
- Bei Verzug: Verzugszinsen und bei Geschäftskunden die 40-Euro-Pauschale
- Ankündigung der nächsten Schritte bei der letzten Mahnung
Schicke die Mahnung so, dass du den Zugang später beweisen kannst. E-Mail ist zulässig. Bei größeren Beträgen ist ein Einwurf-Einschreiben sicherer.
Mahnung Vorlage
Die folgende Vorlage ist ein Beispiel für eine Mahnung an einen Geschäftskunden, der bereits in Verzug ist. Passe Beträge und Daten an.
Mahnung zu Rechnung Nr. 2026-0142 vom 15.09.2026
Sehr geehrte Frau Beispiel,
unsere Rechnung Nr. 2026-0142 über 5.000,00 Euro war am 15.10.2026 fällig.
Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen.
Sie befinden sich seit dem 16.10.2026 in Zahlungsverzug. Wir berechnen daher
Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz
(derzeit 10,52 Prozent pro Jahr) sowie die Verzugspauschale von 40,00 Euro
nach § 288 Abs. 5 BGB.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von 5.000,00 Euro zuzüglich
40,00 Euro Pauschale bis spätestens 06.11.2026 auf folgendes Konto:
Muster Webdesign, IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00
Die Verzugszinsen stellen wir Ihnen nach Zahlungseingang gesondert in Rechnung.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Lena BeispielFür die letzte Mahnung ergänzt du einen Satz wie: „Sollte der Betrag bis zum [Datum] nicht eingegangen sein, werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.“ Kündige nur an, was du auch tust.
Verzugszinsen berechnen
Die Verzugszinsen hängen am Basiszinssatz, den die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres festlegt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 Prozent, im ersten Halbjahr 2026 lag er bei 1,27 Prozent.
| Kunde | Zinssatz nach § 288 BGB | Ab 1. Juli 2026 | Pauschale |
|---|---|---|---|
| Verbraucher | Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte | 6,52 % pro Jahr | keine |
| Unternehmen | Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte | 10,52 % pro Jahr | 40 Euro |
Formel: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365
Rechenbeispiel Geschäftskunde: 5.000 Euro, 30 Tage Verzug: 5.000 × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 43,23 Euro Zinsen. Dazu kommen 40 Euro Pauschale, zusammen 83,23 Euro.
Rechenbeispiel Verbraucher: 1.200 Euro, 45 Tage Verzug: 1.200 × 6,52 % × 45 ÷ 365 = 9,65 Euro Zinsen.
Die Pauschale von 40 Euro wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet, etwa wenn du einen Anwalt beauftragst. Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs, rechnest du die Zeiträume getrennt.
Mahngebühren
Kosten für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kannst du nicht verlangen. Danach darfst du deinen tatsächlichen Schaden ersetzt verlangen, etwa Porto. Hohe Pauschalen für eigenen Zeitaufwand sind dagegen angreifbar. Bei Geschäftskunden deckt die 40-Euro-Pauschale diesen Aufwand in der Regel ab.
Wenn der Kunde nicht zahlt: das gerichtliche Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) ist der schnellste Weg zu einem Vollstreckungstitel, wenn die Forderung unstreitig ist. Es läuft weitgehend automatisiert:
- Antrag stellen. Über das Portal online-mahnantrag.de der deutschen Mahngerichte füllst du den Antrag aus. Zuständig ist ein zentrales Mahngericht deines Bundeslandes.
- Mahnbescheid. Das Gericht prüft nur formal, nicht ob die Forderung besteht, und stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu.
- Widerspruch oder nicht. Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Widerspricht er, geht das Verfahren auf Antrag ins normale Klageverfahren über.
- Vollstreckungsbescheid. Ohne Widerspruch beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Gegen ihn ist noch ein Einspruch möglich, sonst wird er rechtskräftig.
- Zwangsvollstreckung. Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe der Forderung und dem Gerichtskostengesetz. Du streckst sie zunächst vor, am Ende trägt sie der Schuldner, wenn deine Forderung berechtigt ist. Den genauen Betrag nennt dir im Zweifel das zuständige Mahngericht.
Verjährung im Blick behalten
Zahlungsforderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus dem Oktober 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Eine einfache Mahnung stoppt die Verjährung nicht. Das schafft erst die Zustellung eines Mahnbescheids oder einer Klage.
Zahlungsausfälle vorbeugen
- Zahlungsziel mit festem Datum auf jede Rechnung
- Bei Neukunden und großen Aufträgen Anzahlung oder Abschlagsrechnungen vereinbaren
- Zahlungsziele im B2B höchstens so lang wie nötig. Mehr als 60 Tage sind nur ausnahmsweise wirksam (§ 271a BGB)
- Bequeme Zahlungswege anbieten, etwa Lastschrift oder Online-Payment, siehe Payment Setup für Startups
- Offene Posten wöchentlich prüfen und Liquidität planen, siehe Fixkosten berechnen
- Für Großkunden das Ausfallrisiko bewerten, siehe Risikomanagement
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich einen Mahnbescheid beantrage?
Nein. Das Gesetz kennt keine Pflicht zu drei Mahnungen. Ist der Kunde in Verzug, kannst du sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Mehrere Mahnstufen sind eine freiwillige Kulanz gegenüber dem Kunden.
Darf ich eine Mahnung per E-Mail schicken?
Ja. Eine Mahnung ist an keine Form gebunden. Entscheidend ist, dass du im Streitfall beweisen kannst, dass sie beim Kunden angekommen ist. Bei hohen Beträgen ist ein Einwurf-Einschreiben sicherer.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
Im zweiten Halbjahr 2026 betragen sie 6,52 Prozent pro Jahr gegenüber Verbrauchern und 10,52 Prozent gegenüber Unternehmen. Grundlage ist der Basiszinssatz von 1,52 Prozent, den die Bundesbank zum 1. Juli 2026 bekanntgegeben hat.
Kann ich auch von Privatkunden die 40-Euro-Pauschale verlangen?
Nein. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Von Privatkunden kannst du Verzugszinsen und nachweisbare Kosten verlangen, aber keine Pauschale.
