Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Fehler 1: Den Stundensatz zu niedrig ansetzen
- Fehler 2: Keine Rücklagen für Steuern
- Fehler 3: Abhängigkeit von einem Auftraggeber
- Fehler 4: Arbeiten ohne schriftlichen Vertrag
- Fehler 5: Zahlungsverzug einfach hinnehmen
- Fehler 6: Keine Absicherung gegen Krankheit und Ausfall
- Fehler 7: Akquise erst starten, wenn das Projekt endet
- Checkliste gegen typische Fehler als Freelancer
- Häufige Fragen
- Quellen
Die teuersten Fehler von Freelancern sind selten fachlich. Es sind ein zu niedriger Stundensatz, fehlende Rücklagen für Steuern, die Abhängigkeit von einem einzigen Auftraggeber und Projekte ohne schriftlichen Vertrag. Einige dieser Fehler haben gesetzliche Folgen: Wer dauerhaft im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeitet und keine Angestellten hat, kann rentenversicherungspflichtig werden (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Hier sind die sieben typischen Fallen und was du konkret dagegen tun kannst.
Das Wichtigste in Kürze
- Preis: Stundensatz aus Kosten, Steuern, Absicherung und realistisch abrechenbaren Stunden berechnen, nicht am Angestelltengehalt orientieren.
- Steuern: Einen festen Anteil jeder Zahlung sofort auf ein Rücklagenkonto legen. Vorauszahlungen sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig.
- Kundenmix: Mehrere Auftraggeber senken das Risiko von Umsatzausfall, Rentenversicherungspflicht und Scheinselbstständigkeit.
- Verträge: Leistung, Abnahme, Nutzungsrechte, Zahlungsziel und Haftung schriftlich regeln.
- Zahlungen: Unternehmen geraten spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug. Dann stehen dir Verzugszinsen und 40 Euro Pauschale zu.
Fehler 1: Den Stundensatz zu niedrig ansetzen
Viele Freelancer teilen ihr altes Bruttogehalt durch die Arbeitsstunden und schlagen etwas drauf. Das reicht nicht. Als Selbstständiger zahlst du Kranken- und Pflegeversicherung allein, sorgst selbst fürs Alter vor, hast Ausgaben für Technik, Software, Büro und Weiterbildung und kannst längst nicht jede Arbeitsstunde abrechnen. Akquise, Buchhaltung, Urlaub und Krankheit kosten Zeit, die kein Kunde bezahlt.
Rechenbeispiel
Beispiel mit angenommenen Werten für einen Webentwickler:
| Position | Betrag pro Jahr |
|---|---|
| Gewünschtes Nettoeinkommen | 36.000 Euro |
| Kranken- und Pflegeversicherung | 7.200 Euro |
| Altersvorsorge | 6.000 Euro |
| Betriebskosten (Hardware, Software, Versicherungen, Coworking) | 9.000 Euro |
| Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag (geschätzt) | 12.000 Euro |
| Benötigter Umsatz netto | 70.200 Euro |
Abrechenbare Stunden: 52 Wochen minus 6 Wochen Urlaub, 2 Wochen Krankheit und Feiertage ergibt 44 Wochen. Bei 40 Arbeitsstunden pro Woche und 60 Prozent abrechenbarer Zeit sind das rund 1.056 Stunden. Daraus folgt: 70.200 ÷ 1.056 = rund 66,50 Euro netto pro Stunde als Untergrenze. Wie du alle Faktoren sauber einrechnest, zeigt Stundensatz berechnen.
Fehler 2: Keine Rücklagen für Steuern
Im ersten Jahr zahlen viele Freelancer keine Vorauszahlungen, weil das Finanzamt ihren Gewinn noch nicht kennt. Mit dem ersten Steuerbescheid kommt dann oft beides gleichzeitig: die Nachzahlung für das erste Jahr und Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Vorauszahlungen werden vierteljährlich am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig, sobald sie mindestens 400 Euro im Jahr betragen (§ 37 EStG).
So vermeidest du den Engpass:
- Lege von jeder eingehenden Zahlung sofort einen festen Prozentsatz auf ein separates Konto. Welcher Anteil passt, hängt von deinem Steuersatz ab. Lass ihn dir einmal von einer Steuerberatung schätzen.
- Bist du umsatzsteuerpflichtig, gehört die vereinnahmte Umsatzsteuer nie dir. Leg sie komplett zurück.
- Gib im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einen realistischen Gewinn an, damit Vorauszahlungen von Anfang an passen.
Welche Steuern Freiberufler zahlen und welche nicht, steht in Steuern für Freiberufler.
Fehler 3: Abhängigkeit von einem Auftraggeber
Ein großer Kunde ist bequem, aber gefährlich. Kündigt er, bricht dein Umsatz von heute auf morgen weg. Dazu kommen zwei rechtliche Risiken:
- Rentenversicherungspflicht: Selbstständige, die regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind, sind in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Die Beiträge können rückwirkend gefordert werden, wenn du die Pflicht nicht meldest.
- Scheinselbstständigkeit: Arbeitest du weisungsgebunden, in feste Arbeitszeiten und Teams eingebunden, mit Arbeitsmitteln des Kunden, kann die Rentenversicherung ein Beschäftigungsverhältnis feststellen. Dann drohen dem Auftraggeber Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen.
Bei Unsicherheit können Auftraggeber und Freelancer bei der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Statusfeststellungsverfahren beantragen (§ 7a SGB IV). Woran du Scheinselbstständigkeit erkennst, erklärt Scheinselbstständigkeit.
Fehler 4: Arbeiten ohne schriftlichen Vertrag
Mündliche Absprachen und lose E-Mails führen spätestens bei der Abnahme zu Streit. Ein kurzer Vertrag oder ein unterschriebenes Angebot sollte mindestens regeln:
- Leistungsumfang und was ausdrücklich nicht enthalten ist
- Anzahl der Korrekturschleifen und Preis für Zusatzwünsche
- Abnahme: wann gilt die Leistung als abgenommen
- Vergütung, Abschlagszahlungen, Zahlungsziel
- Nutzungsrechte: welche Rechte der Kunde ab wann bekommt, etwa erst nach vollständiger Zahlung
- Haftung und Haftungsbegrenzung
- Kündigung bei längeren Projekten
Bei größeren Projekten schützen Abschlagszahlungen, etwa ein Drittel bei Auftrag, ein Drittel bei Zwischenstand, ein Drittel bei Abnahme.
Fehler 5: Zahlungsverzug einfach hinnehmen
Viele Freelancer warten wochenlang auf Geld, weil sie den Kunden nicht verärgern wollen. Das Gesetz ist eindeutig: Ein Schuldner gerät spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
Ab Verzug stehen dir zu (§ 288 BGB):
| Kunde | Verzugszinsen | Pauschale |
|---|---|---|
| Unternehmen | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | 40 Euro |
| Verbraucher | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | keine |
Schreib ein klares Zahlungsziel auf jede Rechnung, erinnere freundlich nach Ablauf und mahne dann konsequent. Vorlagen findest du in Mahnung schreiben.
Fehler 6: Keine Absicherung gegen Krankheit und Ausfall
Wer krank ist, verdient als Freelancer nichts. Die gesetzliche Krankenkasse zahlt Selbstständigen Krankengeld nur mit Wahltarif oder Wahlerklärung, private Versicherer über ein vereinbartes Krankentagegeld. Was sich lohnt, steht in Krankentagegeld für Selbstständige.
Weitere Bausteine:
- Berufshaftpflicht für Fehler in deiner Arbeit, bei manchen Berufen Pflicht
- Freiwillige Arbeitslosenversicherung: Antrag spätestens drei Monate nach Beginn der Selbstständigkeit, wenn du in den 30 Monaten davor mindestens zwölf Monate versicherungspflichtig warst oder direkt vorher Arbeitslosengeld bezogen hast (§ 28a SGB III)
- Notgroschen von mehreren Monatsausgaben, getrennt von den Steuerrücklagen
Fehler 7: Akquise erst starten, wenn das Projekt endet
Viele Freelancer akquirieren nur, wenn sie keine Aufträge haben. Dann sind sie unter Zeitdruck und nehmen schlecht bezahlte Projekte an. Plane feste Zeit für Akquise auch in vollen Wochen ein, etwa einen halben Tag pro Woche für Netzwerk, Referenzen, Content oder Gespräche mit Bestandskunden. Wie du solche Blöcke im Kalender verteidigst, beschreibt Zeitmanagement.
Checkliste gegen typische Fehler als Freelancer
- [ ] Stundensatz einmal jährlich neu berechnen
- [ ] Steuerrücklage bei jedem Zahlungseingang überweisen
- [ ] Vorauszahlungstermine im Kalender: 10.3., 10.6., 10.9., 10.12.
- [ ] Umsatzanteil des größten Kunden prüfen, Ziel: deutlich unter der Mehrheit
- [ ] Vor jedem Projekt Angebot oder Vertrag unterschreiben lassen
- [ ] Rechnungen mit Zahlungsziel, bei Verbrauchern mit Verzugshinweis
- [ ] Offene Posten jede Woche prüfen
- [ ] Krankentagegeld, Berufshaftpflicht und Altersvorsorge geklärt
- [ ] Feste Akquisezeit pro Woche
Häufige Fragen
Was sind die häufigsten steuerlichen Fehler von Freelancern?
Fehlende Rücklagen für Nachzahlungen und Vorauszahlungen, private und geschäftliche Ausgaben ohne Trennung, nicht belegte Betriebsausgaben und eine falsche Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Arbeitest du überwiegend für Unternehmen, kann die Regelbesteuerung wegen des Vorsteuerabzugs günstiger sein.
Wie viele Kunden sollte ein Freelancer haben?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, dass du nicht dauerhaft und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeitest und der Wegfall eines Kunden dich nicht in Existenznot bringt. Eine einfache Faustregel: Kein einzelner Kunde sollte die Mehrheit deines Umsatzes ausmachen.
Muss ich als Freelancer in die Rentenversicherung einzahlen?
Nicht automatisch. Pflichtversichert sind unter anderem Selbstständige mit nur einem Auftraggeber und ohne versicherungspflichtige Mitarbeiter sowie bestimmte Berufsgruppen wie selbstständige Lehrkräfte. Alle anderen entscheiden selbst über ihre Altersvorsorge.
Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?
Erinnere nach Ablauf des Zahlungsziels freundlich, schicke dann eine Mahnung mit Frist und Hinweis auf Verzugszinsen. Zahlt der Kunde weiter nicht, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Bei Unternehmen steht dir zusätzlich die Pauschale von 40 Euro zu.
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
