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Freiberufler zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn und in den meisten Fällen Umsatzsteuer auf ihre Honorare. Gewerbesteuer fällt nicht an, eine Gewerbeanmeldung ebenso wenig. Den Gewinn ermittelst du mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung, egal wie hoch Umsatz und Gewinn sind. Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt, kann als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnen. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Das Wichtigste in Kürze
- Einkommensteuer: Tarif nach § 32a EStG, 2026 mit 12.348 Euro Grundfreibetrag. Zahlung über vierteljährliche Vorauszahlungen.
- Umsatzsteuer: Regelsatz 19 Prozent, ermäßigt 7 Prozent. Kleinunternehmer bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr sind befreit.
- Keine Gewerbesteuer: Freiberufliche Einkünfte nach § 18 EStG sind kein Gewerbebetrieb.
- Einfache Buchführung: Freiberufler sind nie nach § 141 AO bilanzpflichtig. Die EÜR reicht immer.
- Anmeldung: Innerhalb eines Monats nach Beginn beim Finanzamt anzeigen, mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER.
Wer als Freiberufler gilt
§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zählt zwei Gruppen auf. Erstens Tätigkeiten: selbstständige wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erziehende Arbeit. Zweitens die sogenannten Katalogberufe, darunter Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ingenieure, Architekten, beratende Volks- und Betriebswirte, Heilpraktiker, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer und Lotsen. Dazu kommen „ähnliche Berufe“.
Du darfst Mitarbeiter mit Fachausbildung beschäftigen und bleibst trotzdem Freiberufler, solange du aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig bist. Ob eine Tätigkeit wie Webdesign, Coaching oder Social-Media-Beratung freiberuflich ist, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Die typischen Grenzfälle und die Folgen einer falschen Einordnung erklärt unser Artikel Freiberuf oder Gewerbe.
Einkommensteuer für Freiberufler
Die Einkommensteuer ist für die meisten Freiberufler der größte Posten. Grundlage ist das zu versteuernde Einkommen: Gewinn aus der freiberuflichen Tätigkeit plus andere Einkünfte, abzüglich Sonderausgaben wie Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge.
Für 2026 gilt nach § 32a EStG:
| Zu versteuerndes Einkommen (Single) | Steuersatz auf den nächsten Euro |
|---|---|
| bis 12.348 Euro | 0 Prozent |
| 12.349 bis 69.878 Euro | steigend von 14 auf 42 Prozent |
| 69.879 bis 277.825 Euro | 42 Prozent |
| ab 277.826 Euro | 45 Prozent |
Eine Lohnsteuer gibt es für Freiberufler nicht. Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen fest, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG). Im ersten Jahr richtet es sich nach deiner Gewinnschätzung im Fragebogen. Ab wann der Spitzensteuersatz greift, erklärt der Artikel Spitzensteuersatz für Selbstständige.
Umsatzsteuer für Freiberufler
Auch Freiberufler sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Du stellst deinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung, ziehst die Vorsteuer aus deinen Einkäufen ab und führst die Differenz ans Finanzamt ab.
Kleinunternehmerregelung
Seit 2025 gelten nach § 19 UStG diese Grenzen: Der Gesamtumsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Dann sind deine Umsätze steuerfrei, du weist keine Umsatzsteuer aus und gibst keine Voranmeldungen ab. Dafür bekommst du auch keine Vorsteuer erstattet.
Du kannst auf die Regelung verzichten. Das bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Der Verzicht lohnt sich meist, wenn du überwiegend für Unternehmen arbeitest, die die Umsatzsteuer selbst abziehen können, und am Anfang viel investierst. Für Privatkunden oder bei Leistungen an Versicherte wirkt die Befreiung dagegen wie ein Preisvorteil.
Steuerbefreite Leistungen
Manche freiberuflichen Leistungen sind unabhängig vom Umsatz von der Umsatzsteuer befreit, etwa bestimmte Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Ob deine Leistung darunter fällt, solltest du vor der ersten Rechnung klären.
Ist-Versteuerung als Liquiditätsvorteil
Freiberufler dürfen nach § 20 Satz 1 Nr. 3 UStG die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnen, unabhängig von ihrem Umsatz. Du führst die Steuer dann erst ab, wenn der Kunde bezahlt hat, nicht schon bei Rechnungsstellung. Den Antrag stellst du formlos beim Finanzamt oder direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Voranmeldungen
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermittelst du elektronisch bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 UStG). Regelfall ist das Quartal, ab mehr als 9.000 Euro Steuer im Vorjahr der Monat. Für Gründer gilt bis einschließlich 2026 eine Übergangsregel: Maßgeblich ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres. Nach aktuellem Gesetzeswortlaut lebt ab 2027 die Pflicht zur monatlichen Abgabe im Gründungsjahr und im Folgejahr wieder auf. Ob der Gesetzgeber die Übergangsregel verlängert, solltest du vor einer Gründung 2027 prüfen.
Keine Gewerbesteuer, keine Gewerbeanmeldung
Freiberufler betreiben kein Gewerbe. Deshalb meldest du kein Gewerbe beim Gewerbeamt an, wirst nicht Pflichtmitglied der IHK und zahlst keine Gewerbesteuer. Stattdessen zeigst du die Aufnahme der Tätigkeit direkt beim Finanzamt an (§ 138 AO).
Vorsicht bei gemischten Tätigkeiten: Verkauft eine Fotografin neben ihren Aufträgen auch Kameratechnik oder Presets über einen Onlineshop, ist dieser Teil gewerblich. Bei einer Personengesellschaft kann eine gewerbliche Nebentätigkeit die gesamten Einkünfte gewerblich machen (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG). Trenne solche Bereiche frühzeitig, zum Beispiel über ein separates Einzelunternehmen, und lass dich dazu beraten.
Gewinnermittlung mit der EÜR
Die Buchführungspflicht nach § 141 AO gilt nur für gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte. Freiberufler dürfen deshalb immer per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) arbeiten: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, jeweils im Jahr des Zahlungseingangs oder -ausgangs. Die Anlage EÜR übermittelst du elektronisch mit der Einkommensteuererklärung. Wann Gewerbetreibende bilanzieren müssen, steht im Artikel Buchführungspflicht.
Belege musst du aufbewahren, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 AO). Ein Rechnungsprogramm hilft dabei. Eine Auswahl findest du unter Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.
E-Rechnung im B2B-Geschäft
Seit 2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier- und einfache PDF-Rechnungen noch erlaubt. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 sind strukturierte E-Rechnungen an Geschäftskunden Pflicht. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Welche Formate es gibt, erklärt der Artikel Peppol, XRechnung und ZUGFeRD.
Rechenbeispiel
Beispiel: Eine selbstständige Übersetzerin, ledig, keine Kirchensteuer, nicht Kleinunternehmerin, rechnet für 2026 so:
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Honorare netto | 60.000 Euro |
| Betriebsausgaben (Software, Arbeitszimmer, Fortbildung) | − 12.000 Euro |
| Gewinn | 48.000 Euro |
| Abziehbare Vorsorgeaufwendungen (vereinfacht) | − 9.000 Euro |
| Zu versteuerndes Einkommen | 39.000 Euro |
| Einkommensteuer 2026 | 6.894 Euro |
| Solidaritätszuschlag | 0 Euro |
| Gewerbesteuer | 0 Euro |
Die Umsatzsteuer von 11.400 Euro (19 Prozent auf 60.000 Euro) ist ein durchlaufender Posten: Sie gehört dem Finanzamt, abzüglich der Vorsteuer aus ihren Ausgaben. Als Gewerbetreibende mit gleichem Gewinn und einem Hebesatz von 450 Prozent hätte sie zusätzlich rund 4.016 Euro Gewerbesteuer gezahlt, von denen rund 3.570 Euro auf die Einkommensteuer angerechnet würden.
Praxis-Tipp: Lege jeden Zahlungseingang sofort auf zwei Konten auf. Die Umsatzsteuer kommt komplett auf ein Steuerkonto, dazu ein fester Prozentsatz für die Einkommensteuer. Bei dieser Übersetzerin wären rund 15 Prozent des Gewinns eine solide Reserve.
Fristen im Überblick
| Was | Wann |
|---|---|
| Anzeige beim Finanzamt, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung | innerhalb eines Monats nach Beginn (§ 138 AO) |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | 10. Tag nach Monats- oder Quartalsende |
| Einkommensteuer-Vorauszahlung | 10.3., 10.6., 10.9., 10.12. |
| Steuererklärungen ohne Berater | bis 31. Juli des Folgejahres (§ 149 AO) |
| Steuererklärungen mit Berater | bis Ende Februar des übernächsten Jahres |
Den kompletten Ablauf im ersten Jahr beschreibt unser Ratgeber Steuern für Selbstständige.
Häufige Fragen
Zahlen Freiberufler Gewerbesteuer?
Nein. Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit nach § 18 EStG unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Das ändert sich erst, wenn du gewerbliche Tätigkeiten aufnimmst oder das Finanzamt deine Tätigkeit nicht als freiberuflich anerkennt.
Müssen Freiberufler Umsatzsteuer zahlen?
Ja, sofern sie nicht Kleinunternehmer sind oder steuerfreie Leistungen erbringen, etwa als Ärztin. Die Kleinunternehmerregelung gilt bei höchstens 25.000 Euro Vorjahresumsatz und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Wie viel Steuern muss ich als Freiberufler zurücklegen?
Die Umsatzsteuer legst du komplett zurück. Für die Einkommensteuer hängt der Anteil vom Gewinn ab. Bei 40.000 bis 50.000 Euro zu versteuerndem Einkommen liegt die Durchschnittsbelastung 2026 bei rund 18 bis 21 Prozent, mit Puffer für Nachzahlungen eher mehr.
Brauchen Freiberufler eine Steuernummer?
Ja. Das Finanzamt teilt dir nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eine Steuernummer zu. Für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten beantragst du zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das geht direkt im Fragebogen.
Quellen
- § 18 EStG – Selbständige Arbeit
- § 32a EStG – Einkommensteuertarif
- § 37 EStG – Einkommensteuer-Vorauszahlung
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
- § 20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften
- § 138 AO – Anzeigen über die Erwerbstätigkeit
- § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
- § 149 AO – Abgabe der Steuererklärungen
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
- § 15 EStG – Einkünfte aus Gewerbebetrieb
- § 34a UStDV – Rechnungen für Kleinunternehmer
- § 11 GewStG – Steuermesszahl und Steuermessbetrag
- § 35 EStG – Steuerermäßigung bei Einkünften aus Gewerbebetrieb
