Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Warum der Stundensatz höher ist als ein Angestelltengehalt
- Stundensatz berechnen in fünf Schritten
- Rechenbeispiel: Stundensatz für eine Freelancerin
- Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
- Stundensatz am Markt prüfen
- Stundensatz, Tagessatz oder Projektpreis
- Typische Fehler bei der Kalkulation
- Häufige Fragen
- Quellen
Um deinen Stundensatz zu berechnen, teilst du alles, was dein Business im Jahr einbringen muss, durch die Stunden, die du tatsächlich abrechnen kannst. In den Betrag gehören Betriebskosten, Kranken- und Altersvorsorge, Steuern, Rücklagen und dein gewünschtes Nettoeinkommen. Der häufigste Fehler liegt im Nenner: Wer mit 40 Stunden mal 52 Wochen rechnet, setzt den Stundensatz fast doppelt so niedrig an wie nötig. Realistisch sind für Solo-Selbstständige oft nur 1.000 bis 1.300 abrechenbare Stunden im Jahr.
Das Wichtigste in Kürze
- Formel: Stundensatz = (Betriebskosten + Vorsorge + Steuern + Nettoeinkommen + Rücklage) ÷ fakturierbare Stunden.
- Fakturierbare Stunden sind nur die Stunden, die du einem Kunden in Rechnung stellst. Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung und Leerlauf gehören nicht dazu.
- Selbstständige zahlen ihre Vorsorge allein. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, die bei Angestellten der Arbeitgeber mitträgt, musst du komplett einpreisen.
- Umsatzsteuer kommt obendrauf, sofern du nicht Kleinunternehmer bist. Deine Kalkulation läuft immer netto.
- Prüfe den Satz am Markt, aber setze ihn nie unter deine eigene Untergrenze.
Warum der Stundensatz höher ist als ein Angestelltengehalt
Ein Angestellter mit 4.000 Euro Bruttogehalt kostet seinen Arbeitgeber deutlich mehr als 4.000 Euro: Der zahlt Sozialversicherungsanteile, Urlaub, Krankheitstage, Arbeitsplatz, Software und Weiterbildung. Als Selbstständiger trägst du all das selbst. Dazu kommen Zeiten, in denen du arbeitest, aber nichts abrechnen kannst: Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Website pflegen, Steuererklärung.
Deshalb führt der Vergleich „mein altes Gehalt geteilt durch 160 Stunden“ fast immer zu einem Stundensatz, von dem du nicht leben kannst. Rechne stattdessen von unten nach oben.
Stundensatz berechnen in fünf Schritten
Schritt 1: Fakturierbare Stunden ermitteln
Starte mit den Tagen, an denen du überhaupt arbeiten kannst:
| Position | Tage |
|---|---|
| Werktage Montag bis Freitag | ca. 260 |
| minus gesetzliche Feiertage (je nach Bundesland und Jahr) | ca. 9 bis 13 |
| minus Urlaub | z. B. 30 |
| minus Krankheit | z. B. 10 |
| Verfügbare Arbeitstage | rund 210 |
Bei acht Stunden pro Tag sind das rund 1.680 Arbeitsstunden. Davon fließt aber nur ein Teil in Kundenprojekte. Wie hoch deine Auslastung ist, hängt von Branche und Akquiseaufwand ab. Im ersten Jahr liegt sie meist niedriger, weil du Kunden erst gewinnen musst. Führe ein paar Wochen lang eine ehrliche Zeiterfassung, dann kennst du deine Quote. Rechnest du mit 60 Prozent, bleiben rund 1.000 fakturierbare Stunden.
Schritt 2: Betriebskosten zusammenstellen
Liste alle Kosten auf, die durch dein Business entstehen: Software-Abos, Hardware, Büro oder Coworking, Telefon und Internet, Betriebshaftpflicht, Steuerberatung, Fahrtkosten, Marketing, Fortbildung, Kontoführung. Eine vollständige Liste und Vorlagen findest du in unserer Anleitung Fixkosten berechnen.
Schritt 3: Vorsorge einplanen
Diese Posten fallen bei Angestellten zum Teil auf den Arbeitgeber, bei dir komplett auf dich:
- Kranken- und Pflegeversicherung: freiwillig gesetzlich oder privat. Welche Variante für dich passt, klärt der Artikel PKV oder GKV für Selbstständige.
- Altersvorsorge: Die meisten Selbstständigen sind nicht rentenversicherungspflichtig und müssen selbst vorsorgen. Möglichkeiten zeigt Altersvorsorge für Selbstständige.
- Einkommensausfall bei Krankheit: Ohne Absicherung verdienst du an Krankheitstagen nichts. Mehr dazu unter Krankentagegeld für Selbstständige.
Schritt 4: Steuern einrechnen
Auf deinen Gewinn zahlst du Einkommensteuer. 2026 bleibt ein Grundfreibetrag von 12.348 Euro steuerfrei, darüber steigt der Steuersatz progressiv (§ 32a EStG). Den Solidaritätszuschlag zahlst du bei Einzelveranlagung erst, wenn deine Einkommensteuer über 20.350 Euro liegt.
Bist du gewerblich tätig, kann Gewerbesteuer dazukommen. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro beim Gewerbeertrag (§ 11 GewStG), und die Gewerbesteuer wird teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG). Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Einen Überblick über alle Steuerarten gibt Steuern als Selbstständiger.
Schritt 5: Nettoeinkommen und Rücklage festlegen
Was brauchst du privat zum Leben? Miete, Lebenshaltung, Sparziele. Dazu kommt eine Rücklage für Auftragsflauten, Zahlungsausfälle und Investitionen. Erst wenn diese Summe steht, kannst du rückwärts den nötigen Gewinn ermitteln.
Rechenbeispiel: Stundensatz für eine Freelancerin
Beispiel: Eine freiberufliche UX-Designerin will monatlich 2.500 Euro netto zum Leben haben. Alle Werte sind Annahmen für das Beispiel, deine eigenen Zahlen können deutlich abweichen.
| Position | pro Jahr |
|---|---|
| Nettoeinkommen zum Leben (12 × 2.500 Euro) | 30.000 Euro |
| Rücklage | 3.000 Euro |
| Kranken- und Pflegeversicherung (Annahme: 600 Euro/Monat) | 7.200 Euro |
| Altersvorsorge (Annahme: 500 Euro/Monat) | 6.000 Euro |
| Absicherung Krankentagegeld und Berufsunfähigkeit (Annahme) | 1.800 Euro |
| Einkommensteuer 2026 (vereinfacht, siehe unten) | ca. 8.170 Euro |
| Benötigter Gewinn | ca. 56.200 Euro |
| Betriebskosten (Software, Hardware, Coworking, Versicherung, Steuerberatung) | 9.000 Euro |
| Benötigter Nettoumsatz | ca. 65.200 Euro |
Zur Steuer: Vereinfacht ziehen wir vom Gewinn die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Basis-Altersvorsorge ab. Es bleibt ein zu versteuerndes Einkommen von rund 42.970 Euro. Nach dem Tarif 2026 ergibt das etwa 8.165 Euro Einkommensteuer, ohne Kirchensteuer. Solidaritätszuschlag fällt bei dieser Höhe nicht an. Als Freiberuflerin zahlt sie keine Gewerbesteuer.
Stundensatz: 65.200 Euro ÷ 1.000 fakturierbare Stunden = 65,20 Euro netto. Das ist ihre Untergrenze. Mit einem Aufschlag von 10 Prozent für unternehmerisches Risiko und Gewinn landet sie bei rund 72 Euro netto pro Stunde. Für Kunden kommt die Umsatzsteuer hinzu: Bei 19 Prozent stellt sie 85,68 Euro brutto in Rechnung.
Tagessatz: Rechnet sie in Tagen ab, multipliziert sie den Stundensatz mit acht Stunden: 72 Euro × 8 = 576 Euro netto pro Tag.
Ändert sich nur eine Annahme, verschiebt sich das Ergebnis stark. Kommt sie im ersten Jahr nur auf 800 fakturierbare Stunden, braucht sie für denselben Umsatz 81,50 Euro pro Stunde, ohne Risikoaufschlag.
Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Kalkuliere immer netto. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, schlägst du 19 Prozent (bei manchen Leistungen 7 Prozent) auf und führst sie ans Finanzamt ab. Für Geschäftskunden ist das neutral, weil sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen. Für Privatkunden ist es ein echter Preisunterschied.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Das setzt voraus, dass dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Im Beispiel oben liegt die Designerin mit rund 65.000 Euro Umsatz klar darüber. Wer die Regelung nutzt, darf im Gegenzug auch keine Vorsteuer aus eigenen Einkäufen abziehen.
Stundensatz am Markt prüfen
Deine Kalkulation sagt dir, was du mindestens brauchst. Was Kunden zahlen, hängt von Branche, Spezialisierung, Region und Kundengröße ab. So prüfst du deinen Satz:
- Kollegen fragen: Netzwerke, Branchenverbände und Freelancer-Communities sind ehrlicher als Preislisten im Netz.
- Ausschreibungen lesen: Projektplattformen und öffentliche Ausschreibungen zeigen oft Budgetrahmen.
- Testangebote stellen: Wenn jedes Angebot sofort angenommen wird, bist du wahrscheinlich zu günstig.
Liegt der Marktpreis dauerhaft unter deiner Untergrenze, ist nicht der Stundensatz das Problem, sondern das Geschäftsmodell. Dann helfen Spezialisierung, höherpreisige Zielgruppen oder Pauschalangebote mehr als Rabatte.
Stundensatz, Tagessatz oder Projektpreis
| Abrechnung | Geeignet für | Risiko |
|---|---|---|
| Stundensatz | Beratung, Support, offene Aufgaben | Effizienz wird nicht belohnt |
| Tagessatz | Projekteinsätze, Workshops, IT-Freelancing | Lange Tage lohnen sich nicht |
| Projekt- oder Paketpreis | klar abgegrenzte Leistungen | Fehlkalkulation trägst du selbst |
Auch für Pauschalpreise brauchst du deinen Stundensatz: Schätze den Aufwand in Stunden, rechne einen Puffer von 15 bis 25 Prozent für Abstimmungen und Korrekturen ein und multipliziere mit deinem Satz.
Typische Fehler bei der Kalkulation
- Mit 40 Stunden pro Woche rechnen, obwohl ein großer Teil der Zeit nicht abrechenbar ist.
- Urlaub und Krankheit vergessen.
- Angestelltengehalt als Maßstab nehmen, ohne den Arbeitgeberanteil und die Nebenkosten zu berücksichtigen.
- Umsatzsteuer als Einnahme verbuchen. Sie gehört dem Finanzamt.
- Nie erhöhen. Prüfe den Satz mindestens einmal im Jahr und kündige Erhöhungen frühzeitig an. Weitere Stolperfallen beschreibt Die größten Fehler von Freelancern.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden kann ich als Selbstständiger realistisch abrechnen?
Das hängt stark von Branche und Akquiseaufwand ab. Von rund 1.680 möglichen Arbeitsstunden im Jahr bleiben bei 60 bis 75 Prozent Auslastung etwa 1.000 bis 1.250 abrechenbare Stunden. Deine eigene Zeiterfassung ist die beste Grundlage.
Muss ich die Umsatzsteuer in meinen Stundensatz einrechnen?
Nein. Du kalkulierst netto und schlägst die Umsatzsteuer auf der Rechnung auf. Nur als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus.
Wie berechne ich aus dem Stundensatz einen Tagessatz?
Multipliziere den Stundensatz mit den Stunden, die ein Arbeitstag beim Kunden umfasst, meist acht. Bei 72 Euro pro Stunde sind das 576 Euro netto pro Tag.
Darf ich unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Kunden nehmen?
Ja. Du kannst für unterschiedliche Leistungen, Kundengruppen oder Eilaufträge verschiedene Preise verlangen. Achte nur darauf, dass jeder Satz über deiner kalkulierten Untergrenze liegt.
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz anpassen?
Mindestens einmal im Jahr, außerdem wenn sich Kosten, Versicherungsbeiträge oder deine Auslastung deutlich ändern. Bestandskunden informierst du am besten mit einigen Wochen Vorlauf.
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
